Cdd responsable du pôle admissions et diplomation (f/h)

DESCRIPTIF DU POSTE L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale. L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Présentation générale de la Direction de la scolarité et des moyens : La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: • la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; • le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ; • le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ; • l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche. Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris. Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens. Poste rattaché à la Directrice adjointe de l’Enseignement, en charge de la Scolarité et des Moyens. Dans le cadre de la préfiguration de l’organisation cible, le ou la responsable du pôle travaille en coordination étroite avec la Direction de la formation d’ingénieur, les RACA et ses homologues. Vos missions : Le ou la responsable du pôle admissions et diplomation organise et sécurise les procédures d’admission des élèves ingénieurs et la délivrance des diplômes. Il ou elle veille à la bonne application des règles, à la fiabilité des données et à la qualité des actes administratifs produits dans son périmètre. Le poste contribue au suivi des étudiants, de leur admission jusqu’à la diplomation, ainsi qu’au suivi des diplômés. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles. Coordination des procédures d’admission : • Organiser et piloter les campagnes d’admission (concours, admissions sur titre). • Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des règlements des concours et de leurs calendriers. • Assurer le bon déroulement des différentes étapes (candidatures, jurys, résultats, inscriptions). • Veiller à la mise à jour des conventions avec les établissements partenaires. Gestion administrative des diplômes : • Organiser l’édition et la délivrance des diplômes et duplicatas. • Produire le supplément au diplôme et ses annexes. • Veiller à la fiabilité des informations liées aux parcours étudiants. • Assurer l’édition des titres de gradué en ingénierie. • Procéder à l’inscription des admis et des diplômés sur les registres correspondants. Relations avec les tiers et gestion des diplômés : • Produire les attestations demandées par les entreprises (vérification de diplômes). • Produire les attestations demandées par les diplômés. • Contribuer au suivi administratif des diplômés. Contribution à la fiabilisation des procédures administratives : • Veiller à la fiabilité des actes administratifs liés aux admissions et diplômes. • Produire et fiabiliser les données nécessaires aux enquêtes liées à l’admission et à l’insertion. • Proposer des améliorations des processus et des outils. Piloter l’archivage des dossiers des élèves sortants : • Organiser l’archivage des dossiers des élèves ingénieurs avec les inspectrices et la Direction de la Documentation. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement. Compétences techniques : • Connaissance de la formation d’ingénieur et de l’enseignement supérieur. • Connaissance des procédures d’admission. • Maîtrise des processus liés à la délivrance des diplômes. • Maîtrise des outils de gestion de la scolarité et des outils bureautiques. Compétences organisationnelles : • Capacité à organiser et piloter des campagnes complexes (admissions, diplomation). • Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers. • Capacité à gérer les priorités, notamment en période de forte activité. • Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle. Compétences relationnelles : • Capacité à travailler avec différents interlocuteurs (services, formations, partenaires). • Capacité à expliquer et faire appliquer des procédures. • Qualités relationnelles avec les étudiants et les partenaires. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.