Description du poste :
Au sein du secrétariat composé de deux agents, vous serez chargé d'assurer les missions :
-Assurer l'accueil physique des nouveaux arrivants,
-Assurer la gestion du courrier arrivée/départ ainsi que de son archivage sous toutes ses formes
-Mettre à jour et réaliser les mises en forme (selon la charte graphique en vigueur) des projets de notes transmises par les différents bureaux,
-Assurer la mise à jour de l'organigramme et annuaire des entités du SID présentes sur Marseille,
-Assurer l'archivage des notes sous toutes ces formes,
-Tenir à jour les différents registres (RPAA, LRAR Mettre à jour les fichiers de planning et de réservation des véhicules, des salles de réunion.
-Utiliser les systèmes de messagerie OUTLOOK, COR@IL, NéMO,
-Etablir les décisions de suppléance,
-Veillez à la bonne rédaction des ordres de mise en route et saisir les ordres de mission sur CHORUS DT,
-Appliquer les règles en vigueur en matière de transmission de courrier relative à la protection du secret.
-Assurer un soutien de proximité et traiter les problèmes locaux (courrier, tableau de suivi, frais de déplacement dans les 3 antennes (1/2 journée par semaine et par antenne).
-Prise de note et établissement de compte rendu de réunion.
Description du profil :
Vous devez avoir une expérience dans le domaine du secrétariat.
Une maîtrise des logiciels bureautiques et bonne connaissance de Chorus DT est souhaitée.
Ce poste nécessite de faire preuve d'autonomie, de rigueur et d'un bon sens de l'organisation. Les qualités relationnelles et le sens du travail en équipe sont des outils indispensables à l'exercice de ces missions. Le titulaire du poste devra être mobile afin de se rendre au contact de l'ensemble des personnels de l'USID régulièrement.
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