Rattaché/e à Isabelle, vous rejoignez le Pôle Coordination, Pilotage et Partenariats qui est composé de 5 personnes (1 manager, 3 chargées de mission, 1 assistant/e gestionnaire).
L'Action Sociale Retraite regroupe des missions hétérogènes qui impliquent pour l'assistant/e gestionnaire d'organiser et faciliter la réalisation des activités du département.
Quelles seront vos missions ?
Vous concourez à la réalisation des objectifs de service en participant à diverses missions pour le compte du service composé de 3 équipes et 3 managers. Vous gérez les agendas, les réunions de service, les événements transversaux aux 3 équipes.
Vous rejoignez un collectif de 3 assistantes gestionnaires qui contribuent aux missions des 3 pôles que vous pourrez suppléer sur certaines activités.
Pour les managers :
- Vous traitez les ordres de missions, les notes de frais, le planning de congés, les agendas et messagerie des managers.
Pour le service :
- Vous assurez, avec les autres assistantes gestionnaires, le traitement du courrier et la gestion des boîtes mail de services;
- Vous assurez l'archivage papier pour le compte du service.
Pour le compte des 3 pôles du service :
- Vous gérez l'ensemble des tâches administratives de préparation, de gestion, et de suivi de dossiers / réunions qui vous sont confiées;
- Vous gérez la centralisation des informations à relayer dans la communication hebdomadaire interne de la Carsat Bretagne;
- Vous contribuez à la vie du service en organisant les événements (externe ou interne) et la logistique des rencontres en lien avec les prestataires et notre service achat.
Plus particulièrement pour le Pôle des Aides Individuelles :
- Vous réalisez les opérations de communication auprès des partenaires (publipostage, mailing, extranet, partenaires, .), assurez la mise à jour des modèles de courriers / imprimés, et gérez le volet administratif des commissions interne (commission des dérogations, .);
- Vous assistez l'équipe technique dans ses diverses missions (gestion des plateformes numériques d'échange avec les Conseils départementaux (recueil, transfert, et intégration dans les outils);
- Vous contactez les prestataires pour le suivi de partenariats ou la mise en œuvre des prestations.
Plus particulièrement pour le Pôle Coordination, Pilotage et Partenariats :
- Vous assistez la chargée de mission de maitrise des risques dans ses missions.
Le périmètre est susceptible d'évoluer en fonction de l'activité des 3 pôles du département.
Profil recherché :
-Vous êtes titulaire d'un BAC + 2 minimum (secrétariat, SP3S, assistant/e de gestion PME/PMI, GEA, .);
- Une expérience significative en tant qu'assistant/e de service ou sur un poste similaire constitue un avantage;
- Vous possédez d'excellentes compétences organisationnelles, le sens des priorités, la capacité à gérer plusieurs tâches de front, une grande rigueur, et faites preuve de réactivité;
- Vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale;
- Vous avez la capacité de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives;
- Vous savez gérer à la fois des tâches routinières et ponctuelles, et savez faire face aux imprévus;
-Vous faites preuve de discrétion avec un sens aigu de la confidentialité;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques classiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et outils collaboratifs (Teams notamment), et avez des facilités à vous approprier les outils de gestions présents dans l'organisation (pour la gestion du personnel, les besoins logistiques et SI, etc.);
- Vous appréciez la relation téléphonique et avez des compétences en gestion des appels.
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