Assistant de direction h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines déploie une politique d’aide sociale à l’enfance (ASE) innovante au service d’une meilleure prise en charge des enfants protégés (renforcement de l’accueil de type familial et des mesures à domicile, programmes Mentor & Moi et Villavenir, opérateur dédié à la prévention, Institut du psychotraumatisme, villages d’enfants, etc.).

La direction de l’enfance et ses pôles présents sur le territoire protègent plus de enfants et jeunes de 0 à 21 ans.

Le Département des Yveline recherche son futur Assistant de Direction H/F. Il s’agit d’un poste permanent.

En tant qu’Assistant de Direction, vous assurerez les missions suivantes :

INSTRUCTION ET SUIVI DES DOSSIERS :

1. Instruction et gestion administrative des dossiers de 1ère demande d’agrément (saisi Solis, vérification des documents administratifs, préparation du dossier papier)
2. Instruction et gestion administrative des demandes de modifications d’agrément (extension, dépassement/dérogation, changement d’adresse ou de composition familiale…) et des demandes de renouvellements d’agrément
3. Veille des délais d’instruction et de traitement des dossiers
4. Demande des casiers judiciaires B2 et des FIJAIS pour les futurs candidats à l’agrément, les renouvellements…
5. Gestion et suivi des dossiers administratifs des assistants familiaux du département des Yvelines (reporting sur les outils de pilotage, classement, saisi Solis, édition de documents)
6. Instruction des situations d’informations préoccupantes, gestion administrative du dossier d’agrément en cas de CCPD, de contentieux…
7. Préparation du dossier et gestion de l’archivage des dossiers d’agrément

ORGANISATION DU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE :

8. Organisation et gestion du planning de la réunion d’information préalable à l’agrément, préparation des documents à remettre
9. Gestion des réservations des salles de réunion d’équipe, Ripaaf, formation…
10. Gestion et transfert des appels téléphoniques en émission et réception
11. Gestion du courrier et du courriel de la boite mail générique du service
12. Gestion et commande de fournitures bureau pour la Cellule Agrément
13. Veille et mise à jour des documents, des courriers utilisés par le service
14. Création et gestion des tableaux pour l’organisation des absences et congés du personnel de la Cellule

MISE EN PLACE DU REPORTING D’ACTIVITÉ :

15. Rédaction de compte-rendu de la commission d’agrément + ordre du jour
16. Rédaction de compte-rendu divers
17. Création et gestion des tableaux de bord Word et Excel pour le pilotage et le rapport d’activité annuel
18. Création de support (PowerPoint) en vue de diverses présentations

ET AUSSI :

19. Liens réguliers avec les RAU Solis pour le suivi des dossiers Assistants Familiaux, doublon, création de rue, erreurs…lien avec différents services en fonction du sujet à traiter (DAJA, SAPE…)

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

20. Vous êtes titulaire au minimum d’un BTS Assistante Manager.

Expérience :

21. Vous disposez au minimum de 2 ans d’expérience sur un poste similaire.

Savoir-faire

22. Capacité à gérer les priorités
23. Grande rigueur et sens de l’organisation
24. Capacités de rédaction et de synthèse
25. Maîtrise orthographe grammaticale
26. Maîtrise du pack office

Savoir-être

27. Discrétion et confidentialité
28. Force de proposition ; capacité d’initiative
29. Capacité de remise en question
30. Appétence pour le travail en équipe
31. Appétence pour le domaine de la protection de l’enfance

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

32. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
33. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
34. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.