Assistant de direction h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines déploie une politique d’aide sociale à l’enfance (ASE) innovante au service d’une meilleure prise en charge des enfants protégés (renforcement de l’accueil de type familial et des mesures à domicile, programmes Mentor & Moi et Villavenir, opérateur dédié à la prévention, Institut du psychotraumatisme, villages d’enfants, etc.).

La direction de l’enfance et ses pôles présents sur le territoire protègent plus de enfants et jeunes de 0 à 21 ans.

Le Département des Yveline recherche son futur Assistant de Direction H/F. Il s’agit d’un poste permanent.

A la direction générale adjointe des solidarités en appui à la directrice enfance, vous rejoindrez une équipe administrative.

Votre mission ? Jouer un rôle de pivot administratif, organisationnel et de communication entre la direction enfance et les territoires.

En tant qu’Assistant de Direction, vous assurerez les missions suivantes :

GESTION ADMINISTRATIVE :

1. Organiser les réunions, coordonner les emplois du temps, réserver les salles, organiser l’accueil des participants de la directrice, de son adjointe et des autres encadrants de la direction si nécessaire
2. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte-rendu
3. Constituer des listes de diffusions et savoir transmettre les informations aux collaborateurs concernés
4. Préparer des fonds de dossiers préalables aux rendez-vous de la direction et de la direction adjointe
5. Rédiger des courriers, mettre en forme des notes, savoir consulter les logiciels métiers et maitriser Word, Excel et Powerpoint.
6. Organiser et prioriser les parapheurs
7. Être réactif à toute demande interne ou externe en ce qui concerne les situations individuelles d’enfants, par leurs familles ou les partenaires
8. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques

ORGANISATION – LOGISTIQUE :

9. Planifier les absences des collaborateurs et gérer le logiciel pour les validations
10. Gérer toutes les demandes matérielles, logistiques et organisationnelles de la direction
11. Réaliser la mise à jour, voir la création d’outils, de tableaux de bord ou d’échéancier permettant d’assurer le pilotage des activités de la direction

COMMUNICATION :

12. Assurer une communication fluide au sein de la direction et des partenaires
13. Avoir un rôle d’anticipation, d’alerte et de suivi des actions de la directrice et de son adjointe, en lien étroit avec l’assistante de la Direction Générale Adjointe

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

14. Vous êtes titulaire au minimum d’un BTS Assistante Manager.

Expérience :

15. Vous disposez au minimum de 2 ans d’expérience sur un poste similaire.

Savoir-faire

16. Capacité à gérer les priorités
17. Grande rigueur et sens de l’organisation
18. Capacités de rédaction et de synthèse
19. Maîtrise orthographe grammaticale
20. Maîtrise du pack office

Savoir-être

21. Discrétion et confidentialité
22. Force de proposition ; capacité d’initiative
23. Capacité de remise en question
24. Appétence pour le travail en équipe
25. Appétence pour le domaine de la protection de l’enfance

AUTRES INFORMATIONS :

26. Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

27. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
28. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
29. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.