Secrétaire général de mairie (h/f) - mairie de saint-vivien-de-monségur

Vos missions en quelques mots Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains. 1 - Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale. 2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire. 3 - Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget. 4 - Suivre les marchés publics et les subventions. 5 - Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes. 6 - Gérer le personnel (gestion des temps, paie). 7 - Animer les équipes et organiser les services. 8 - Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux. 9 - Gérer les services communaux existants (salle, garderie, bibliothèque, cantine,). 10 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires. Missions / conditions d'exercice Accueil et renseignement à la population : - Accueil physique et téléphonique du public - Délivrance de renseignements cadastraux et d’urbanisme - Délivrance de renseignements d'urbanisme - Saisie et suivi des demandes d'inscription sur les listes de recensement militaire - Aide à la rédaction pour le public de dossiers en matière d'aide sociale et divers Assistance et conseil aux élus : - Elaboration et mise en œuvre des décisions du conseil municipal - Alerter les élus sur les risques juridiques - Présence aux réunions du conseil municipal, mariages, baptême républicain - Rédaction et diffusion des comptes rendus du conseil municipal - Préparation des cérémonies de mariage, baptême républicain - Monter les dossiers (subventions, marchés pour le contrôle de l'Etat) Gestion des affaires générales : - Etat civil (suivi des dossiers de mariage, enregistrement des reconnaissances, mariages, décès) - Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales - Elaboration des documents administratifs (courriers, délibérations, arrêtés municipaux, etc…) - Concessions cimetière - Urbanisme Gestion des ressources humaines : - Gestion de la paie - Suivi de la carrière des agents, des dossiers de maladie ou accident des agents Logement : - Rédaction des baux de logements communaux - Etats des lieux des logements communaux Comptabilité/Finance : -gestion mandats /titres comptabilité entière - Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables GESTION DE L ECOLE -Facturation - Inscriptions - Gestion cantine périscolaire -Dossier CAF Profil recherché - SAVOIRS : - connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ; - connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ; - connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ; - connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ; - connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics. - SAVOIR FAIRE : - respecter les délais réglementaires ; - savoir gérer la polyvalence et les priorités ; - vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ; - préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ; - préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ; - élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ; - contrôler et évaluer les actions des services ; - piloter, suivre et contrôler les activités des agents. - SAVOIR ETRE : - savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ; - avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ; - disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ; - bénéficier d'excellentes qualités relationnelles. Profils recherchés Savoir faire - Qualités d’analyse, rigueur, synthèse - Capacité à rendre compte - Sens du service public : ponctualité, amabilité, image, devoir de réserve, etc. - Polyvalence Connaissances - Statut de la Fonction publique territoriale - Règles juridiques, budgétaires et comptables - Régime juridique des actes d’Etat civil - Règles d’urbanisme - Logiciel de gestion comptable (COSOLUCE) - logiciel enfance Berger Levrault Savoir être - Rigueur - Discrétion - Réactivité