Résumé du poste
Gestion de l’activité du Centre de Soins Infirmiers
– Accueil physique et téléphonique des patients et autres intervenants : médecins, familles, assistantes sociales, hôpitaux, labos, MAIA…
-Gestion de la boîte mail et du courrier
-Tenue informatique et « papier » des dossiers patients : gestion des dossiers administratifs, caisse, mutuelle, coordonnées…
Logiciel « métier TELEVITALE »
-Création de nouveaux actes/prescripteurs en référence à la NGAP
(Nomenclature Générale des Actes Professionnels, éditée par les CPAM)
-Cotations des actes infirmiers réalisés, selon prescription médicale
-Elaboration d’un fichier « tableau de bord » mensuel pour visibilité complète de la totalité des patients en cours
-Facturation des actes réalisés
-Transmission des factures aux différentes caisses de régime d’assurance obligatoires (CPAM, MSA, CPR, MGEN) et complémentaires (MACIF, HELIUM, AG2R…)
-Encaissement des paiements (retour NOEMIE) via le logiciel
-Gestion des rejets /impayés des caisses (AOM et AMC)
-Elaboration mensuelle de statistiques sur l’activité (nombre et nature des actes, chiffre d’affaires) et transmission au CA.
Informatique
-Gestion des cartes CPS (Cartes Professionnelles de Santé) et CPE (Carte Professionnelle Etablissement), permettant les facturations/télétransmission et encaissement des factures. Demandes ou renouvellement des cartes.
-Mise à jour régulières du logiciel métier et maintenance/remplacement du matériel (lecteur Carte Vitale …)
-Mise en place des sites : SIDEP (covid), plateforme résultats laboratoires…
-Maîtrise du pack Office (notamment Excel pour statistiques, graphiques…)
Supports administratifs pour gestion du centre
-Etablissement des fiches « horaires » mensuelles pour les salarié(e)s
-Réalisation du cahier de transmission pour les IDE
-Impression des plannings mensuels/trimestriels pour IDE
-Gestion des fournitures administratives
-Affichage divers (absences, permanences…)
-Gestion des déchets DASRI via une plateforme (Collecte Médicale)
Gestion RH des salarié(e)s
-Intermédiaire avec le service RH pour transmission des documents pour embauche, fin de contrat, affiliation mutuelle….
-Transmission au service paye des éléments variables de paye tous les mois
-Dépôt offres d’emploi sur le site de pôle emploi ou agences intérimaires et gestion de ces dernières si besoin.
-Prise de rendez- vous et gestion de la plateforme médecine du travail « AMTER »
-Mise à jour de la plateforme « ONI », (Ordre national des Infirmiers), en indiquant les entrées /sorties des infirmier(e)s.
-Tenue du registre unique du personnel (salariées et stagiaires IFSI)
-Formation : inscription aux formations et suivi des dossiers
Aide au Conseil d’Administration
-Préparation du rapport d’activité pour l’Assemblée Générale (statistiques, activités, actions de prévention…)
-Convocation/réservation de salles
Comptabilité/finances
-Transmission au service comptabilité des factures à régler et différents relevés
-Rapprochement bancaire en fin de mois, caisse CSI …
-Préparation des différentes pièces comptables au moment de l’établissement du bilan
Liens avec services extérieurs
-Conventions diverses : avec la Maison Pour Tous (mise à disposition des locaux), Ligue Contre le Cancer (pour séances mensuelles de socio esthéticienne, …)
-Lien avec les services de la Mairie, pour participation au forum des associations. Idem pour la fête de quartier annuelle.
Subventions
-Remplissage de la plateforme ATIH en début d’année, pour subventions de l’ARS (indicateurs divers : comptables, patients, …)
-Dossier de subvention pour la ville d’Epernay, en septembre
-Dossiers « exceptionnels » tel le FIR (fonds Intervention Région), IGAS…
Compétences requises :
1. Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
2. Solides connaissances techniques dans le domaine concerné.
3. Capacité à analyser et résoudre des problèmes techniques de manière efficace.
4. Sens du service client et orientation résultats.
5. Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents départements.
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