Rattachée à la Directrice d'exploitation de l'Agence Hauts de France, vos principales missions sont les suivantes : GESTION COMMERCIALE ET TECHNIQUE - Participation à la constitution et l'organisation des dossiers de candidatures, en effectuant le suivi administratif - Veille sur les plateformes de la mise en lignes de DCE et téléchargement des dossiers - Constituer, en appui de l'équipe concernée, les dossiers de réponse aux appels d'offre (mise en page de mémoires et/ou notes techniques, suivi du marketing des offres, préparation de l'acte d'engagement, ) - Assurer le dépôt des candidatures & des offres en ligne puis gérer le suivi des additifs et questions-réponses GESTION TRAVAUX - Assurer le suivi mensuel des situations travaux (avancement, avenants, sous-traitance) - Réaliser les DICT - Rédaction des courriers en lien avec les équipes travaux - Suivi des demandes juridiques - Classements Dossiers Marchés, OS, Avenants, contrats de sous-traitance et archivage des chantiers terminés - Etablissement des contrats de sous-traitants, des commandes de prestations et fournitures, et des assurances GESTION D'AGENCE - Accueil téléphonique et physique, gestion des appels entrants - Traitement, enregistement et diffusion du courrrier - Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, devis, rapports, comptes-rendus, notes internes) - Gérer les commandes (matériel informatique, fournitures diverses) - Organiser les évènements internes à l'agence - Suivi des visites médicales - Suivi de l'intérim GESTION COMPTABLE - Enregistrement, et diffusion des bons de paiements et factures - Suivi des règlements des situations et relance des impayés en lien avec les services travaux - Suivi des cautions bancaires, quitus et contres garanties des sous-traitants
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