Assistant de direction et secrétariat (f/h)

Le poste s’organise autour de trois missions principales :

La mission d’assistance de direction

Cette mission d’appui à la direction de la composante s’inscrit dans un cadre transversal (scolarité, pédagogie, ressources humaines, finances, partenariats…) et requiert des compétences bureautiques, organisationnelles, et rédactionnelles.

Le champ relationnel est large : équipe de direction (directeur, directeur administratif, chefs de départements), personnels de l’IUT, services centraux de l’Université, membres du conseil d’institut, entreprises partenaires.

Secrétariat des relations internationales :

Il s’agit d’instruire les dossiers se rapportant à la mobilité internationale des étudiants de l’IUT.

Cette mission comporte deux principaux volets :

Le conseil aux étudiants se préparant à une période de mobilité internationale, ainsi que l’accompagnement des enseignants préparant leurs missions de suivi des étudiants à l’international ;

La préparation, l’élaboration et le suivi de l’avancement des dossiers d’aide à la mobilité des étudiants.

Le (la) secrétaire des relations internationales est en relation avec les responsables des relations internationales de l’IUT et des départements, les étudiants, la CPAM, la MGEN, les services des relations internationales de l’Université et de la Région.

Secrétariat du DU PFST (Diplôme Universitaire de Préparation aux Formations Scientifiques et Technologiques :

La mission est la suivante : Accueil physique et logistique des étudiants étrangers du programme ADIUT, accompagnement et suivi des étudiants dans leurs démarches administratives.

Missions et activités principales

Assistance de direction :

* Suivi des dossiers transversaux dans la structure

* Rédaction des comptes rendus de réunion et supports écrits d’aide à la décision

* Gestion du secrétariat du conseil d’institut de l’IUT

* Diffusion des informations ascendantes et descendantes en interne et en externe en relation avec le fonctionnement du service

* Traitement des informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)

* Collecte des informations et des documents pour la constitution des dossiers

* Saisie, mis en forme et édition des documents

* Planification, organisation logistique et suivi des réunions, rencontres et colloques

* Contrôle des échéances des différents dossiers en cours

* Accueil, information, orientation des visiteurs et des personnels, filtrage des interlocuteurs

* Tenue de l’agenda et gestion des rendez-vous de la directrice et de la directrice adjointe)

* Gestion des déplacements de la Direction et du service général : ordre de mission, état de frais, réservation des transports

* Réception, enregistrement du courrier

* Classement et archivage des dossiers

* Participation à l’organisation des évènements pilotés par la direction en lien avec les services intendance et communication : promotion de l’IUT, visites des partenaires, manifestations diverses

Secrétariat des relations internationales :

* Gestion du secrétariat du responsable des relations internationales (courrier, accueil téléphonique et physique, classement, transmission de l’information, suivi des courriels)

* Accueil et renseignement des étudiants de l’IUT sur les démarches utiles et les aides financières existantes dans le cadre d’un séjour à l’étranger

* Constitution et suivi de l’avancement des dossiers d’aide à la mobilité des étudiants : vérification des conditions, montage des dossiers, transmission aux services concernés

* Lien avec le service des relations internationales de l’Université et de la région des Pays de la Loire

* Suivi des stages à l’étranger en lien avec les quatre départements de formation

* Prise en charge AT/MP des étudiants avant le départ : constitution des demandes de prise en charge, transmission des documents à la CPAM pour attribution de l’attestation correspondante

* Préparation et suivi des missions de visite de stages à l’étranger des enseignants : planning de réservation des transports et demande d’autorisation d’absence à l’étranger, transmission des informations au service financier pour préparation des bons de commande et ordres de mission correspondants

* Gestion des échanges internationaux à l’IUT

* Aide à la préparation des manifestations liées au service : portes ouvertes, réunions d’information, jeudis de l’IUT

* Élaboration des tableaux de suivi et de statistiques sur le bilan de l’activité du service

* Participation à l’élaboration et à la mise à jour du guide « Je pars à l’étranger » rassemblant les informations importantes et pratiques à destination des étudiants

Secrétariat de DU PFST :

* Assurer le suivi avec les partenaires internes (ADIUT, départements de l’IUT, RI université) et les prestataires extérieurs (assurance, bailleur, banque, médecine préventive, service social…) tout au long de l’année

* Aider le responsable et les enseignants dans leurs missions

* Rédiger et gérer des documents et courriers, affichage, mails

* Établir des données/documentations et les mettre à jour

* Gérer les informations orales/écrites entrantes et sortantes, les absences et retards et les notes, les commandes et leur suivi, l’archivage.

* Organiser et participer aux activités évènementielles et culturelles

* Aider à l’organisation des examens finaux