Chef/cheffe du bureau de la relation à l'usager (bru)

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Les missions s’intègrent dans le fonctionnement du bureau de la relation à l’usager (BRU) du service patrimoine et moyens généraux du SGCD58 au bénéfice de toutes les structures gérées par celui-ci :

1 - Management de 6 titulaires, 3 vacataires et 2 emplois civiques, responsabilités hiérarchique et

fonctionnelle.

Pour l’ensemble du bureau :

- s’assurer du bon fonctionnement des outils du BRU en lien avec le BCC, le BIM, le SIDSIC, le SIDPC ;

- création et/ou mise à jour des fiches de procédures du BRU ;

- création et/ou mise à jour des fiches réflexes à destination des agents du BRU ;

- analyse de documents, synthèse, bilan et compte rendu ;

- suivi du planning des congés pour tout le personnel du BRU et validation sous l’applicatif CASPER ;

- entretien et évaluation professionnelle des agents du BRU ;

2 - ACCUEILS :

organisation des accueils :

* physique : - établissement des plannings de présence du personnel

- suivi du nombre d’usagers reçus

- s’assurer de l’accueil et du départ des participants aux réunions en lien avec

le service organisateur ;

* téléphonique : - établissement des plannings de présence du personnel

- suivi du nombre d’appels reçus

- établissement des plannings d’astreinte

- suivi des astreintes

3 - COURRIER :

10 structures sont rattachées à l’organisation du courrier.

Organisation du courrier :

- suivi des dépenses d’affranchissement et d’achat de matériels

- mise en place et suivi du contrat avec la poste

- remplacement de l’agent titulaire en cas de besoin

4 - SECURISATION DES LOCAUX :

- Gestion des alarmes

- Responsable du changement des codes sur les accès sécurisés par un digicode

5-0AUTRES :

- Faire évacuer les déchets recyclables via les contrats avec des organismes ou associations affiliées

- Achat des fournitures pour la mise à jour des trousses de secours en lien avec les assistants de

prévention de toutes les structures, gestion des trousses de secours de la préfecture et du SGCD

- Gestion de l’applicatif de mutualisation des réservations de véhicules, de salles de réunions et de

matériels (GRR) pour toutes les structures du périmètre ATE (administrateur)

- accès à l’applicatif GLPI

- Correspondant qualité (quali-ATE) et service public +

- Formateur occasionnel (GLPI, GRR,…)

- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU ou du service.

Votre environnement professionnel :

 Activités du service

Le SGCD assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de système d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice des agents des DDIs et de la préfecture.