Vos missions en quelques mots Les missions principales du poste : Faciliter la mise en œuvre des projets et des accompagnements Préparer les réunions, assister aux réunions d’avancement Préparer, organiser les réunions et leurs calendriers Organiser les invitations aux différentes réunions et événements Assister l’équipe dans l’organisation des événements et rencontres en présentiel et en visioconférence : choix et confirmation des lieux et des prestataires, lancement et suivi des invitations, confirmation d’inscription, enregistrement et transmission des pièces comptables à ieSS Organiser et diffuser les informations nécessaires auprès de l’ensemble des parties prenantes du projet ou de l’accompagnement et gérer leurs attentes afin de répondre à leurs besoins Répondre et réorienter, si nécessaire, les demandes arrivant sur le mail générique Pasqual Faciliter la gestion administrative : Participer à la préparation et à la rédaction des rapports d’activités Superviser et gérer la GED et le drive C3 Pasqual S’assurer de la supervision et de la complétude des dossiers Participer à la communication de la SRA PASQUAL Assurer le suivi et la mise à jour de la liste de diffusion de la SRA Réaliser les supports Canva pour les réseaux sociaux, les campagnes / invitations mailings et le site internet Assister l’équipe sur le contenu des publications sur les réseaux sociaux, des campagnes mailings et des mises à jour sur le site internet Optimiser les posts et les contenus sur les réseaux sociaux Pilotage et suivi des formations de la SRA PASQUAL Coordonner et mettre en œuvre opérationnellement les actions de formation, l’organisation logistique en lien avec l’équipe pédagogique Contrôler et suivre la conformité administrative et financière des actions de formation Déployer et coordonner les formations emploi : POEC, POEI Coordonner et mettre en œuvre les formations dans le respect des procédures Qualiopi S’assurer du respect de la réglementation RGPD Coordonner les contrats de professionnalisation, l’organisation des sessions de titre : convocations candidats et jury Contribuer à la gestion des projets Participer au recueil des attentes et des besoins documentés des utilisateurs, ainsi que les exigences du projet (planning, ressources, techniques, sécurité, performance…) afin de réaliser, le cas échéant, une documentation des exigences Participer à la rédaction des spécifications fonctionnelles et/ou techniques détaillés du projet et les soumettre aux exigences dans le strict cadre de l’architecture et des politiques informatiques ieSS Veiller à la validation des contenus et livrables par les équipes projets et les utilisateurs Soutenir la surveillance de l’état du contenu du projet, gérer les modifications affectant la référence de base du contenu, et veiller aux actions correctives et préventives nécessaires Faciliter la mise en oeuvre et la logistique des projets Participer à la qualification et au paramétrage du produit Profil recherché Compétences transverses Méthodique, organisé dans le suivi des actions et la réalisation opérationnelle Qualités rédactionnelles et esprit créatif Capacité à être synthétique et logique (à l’oral et à l’écrit) Capacité à produire du travail méticuleux en portant une attention à la qualité Sens du service dans un esprit d’équipe, souplesse Niveau de formation et de connaissance Bac 2 ou licence en gestion administrative ou assistanat / communication / santé Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) Maîtrise de Canva ou indesign ou photoshop, Lumen 5 ou équivalent Connaissance des techniques de gestion de projet (gestion documentaire, gestion de la qualité, gestion du reporting et planning) Maîtrise et connaissance du secteur de formation Connaissance et appétence pour la qualité Connaissance des nouvelles technologies numériques Connaissance du domaine de la santé et du numérique appliqué à la santé Niveau d’expérience Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Éléments de candidature Personnes à contacter recrutement@iess.fr recrutement@iess.fr
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