Gestionnaire des instances (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Le/la gestionnaire d'instances assure le fonctionnement administratif et logistique de plusieurs instances liées aux relations humaines et au dialogue social au sein de l'Université, parmi lesquelles la Formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) du Comité social d'administration, la Commission paritaire d'établissement et la Commission avancements BIATSS. Il/Elle veille à la composition réglementaire de ces instances, planifie les réunions (environ 25 par an) en lien avec les services concernés, en assure le bon déroulement et le secrétariat de séance et gère l'archivage des documents en lien avec ces réunions.
Il/Elle contribue également à l'organisation des élections professionnelles, notamment en assurant un rôle de conseil lors du déroulement des élections électorales.

Activités principales et associées
- Éditer et mettre à jour les arrêtés de composition des instances
- Préparer les ordres du jour des réunions en lien avec les services compétents
- Rédiger les convocations aux réunions d'instances et en assurer la diffusion
- Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, programmation de visioconférences, impression des dossiers de travail)
- Mettre en ligne les documents de travail via une application informatique dédiée
- Rédiger les relevés de décisions et les procès-verbaux, et en assurer la diffusion
- Archiver les documents liés aux réunions d'instances

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

- Connaître l'organisation et le fonctionnement des universités
- Connaître les statuts des personnels de l'Université
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
- Intérêt pour la gestion des instances et le respect de leur cadre réglementaire

Savoir faire opérationnels
- Savoir appliquer les dispositions réglementaires
- Savoir respecter un calendrier, savoir prioriser ses activités
- Savoir rédiger des compte-rendus de réunion et courriers administratifs
- Avoir une bonne orthographe et des capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité
- Utiliser les outils bureautiques courants (pack Office, messagerie) et les outils de travail à distance (visioconférence, gestion électronique de documents)

Savoir faire comportementaux
- Sens de l'organisation
- Sens des priorités
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Savoir dialoguer avec les multiples acteurs, notamment les représentants des personnels

Domaines de formation et expériences souhaitables

Formation en secrétariat, gestion administrative
Connaissances RH appréciées

Possibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine