MISSIONS DU POSTE
L'agent technique et administratif assure l'accueil, l'information et l'orientation du public sur la résidence d'affectation et travaille également sur des dossiers transversaux (restauration, facturation, réservations). Il/Elle assure également la transmission des informations, gère le secrétariat, l'accueil téléphonique et l'orientation des demandes.
En lien permanent avec les résidents, il/elle jour un rôle d'interface entre les résidents et les professionnels. Il/elle participe activement à la vie de la résidence et est identifié.e par l'ensemble des résidents comme un acteur important dans leur accompagnement.
L'EMPLOI
- s'exerce au sein de la résidence d'affectation, en lien avec l'équipe du site
- nécessite des déplacements réguliers sur les autres résidences
- exige l'utilisation des outils informatiques
- implique une obligation de réserve et de discrétion
- implique la manipulation de valeurs
LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
L'agent technique administratif est sous la responsabilité directe du responsable des résidences.
Il/Elle peut être le/la référent.e d'un stagiaire
RELATIONS DE TRAVAIL
- Interne à l'ensemble des services de l'association, usagers, résidents
- Externe : Fournisseurs et prestataires, usagers, partenaires
ACTIVITES D'ACCOMPAGNEMENT SUPPORT AUX INTERVENANTS SOCIO-EDUCATIF ET CULTUREL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, répondre aux mails
- Répondre aux sollicitations ou interrogations des résidents
- Distribuer les courriers et les colis résidents
- Encaisser les loyers des résidents
- Vendre, encaisser et enregistrer les prestations annexes au loyer (machine à laver, repas, ...)
- Assurer la 1ère relance auprès des jeunes en cas de retard ou non-paiement de loyer
- Assurer le suivi des dossiers APL avec l'intervenante socio-éducative
- Editer les quittances de loyer
- Participer aux réunions de suivi avec la CAF
- Transmettre et assurer le suivi des demandes de logement
- Participer aux commissions d'attribution logements
- Participer aux réunions techniques
- Inscrire les jeunes à certaines animations collectives et s'assurer du paiement
GESTION ADMINISTRATIVE
- Accueillir et orienter les demandes extérieures vers les professionnels en fonction des demandes de situation
- Gérer et enregistrer mensuellement les bordereaux CAF
- Assurer la facturation du pôle (loyers, prestations résidents) - gestion des chèques énergies
- Relancer les créanciers
- Clôturer les séjours, établir les remboursements de dépôt de garantie
- Saisir des données d'activité et des informations à usage statistique
- Rédiger des compte rendus de réunion
- Saisir les commandes de fournitures de bureau
ACTIVITES SUPPORT
- Tenir la caisse pendant le service de restauration du midi
- Compter et vérifier les caisses des différents services en restauration
- Facturer les repas aux résidents ou aux tiers payeurs
- Mettre à jour des listings et imprimer les étiquettes de traçabilité
- Tenir à jour l'affichage divers (fermeture, menus, etc ...)
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Contrôler l'état des stocks,Définir des besoins en approvisionnement,Corriger et mettre en forme un document
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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