Responsable administratif du centre municipal la colline (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein du Centre municipal la Colline regroupant deux pôles - le pôle Services de proximité qui rassemble le logement et la santé, et le pôle Centre social constitué par le centre social, l'emploi et le développement économique - sous la responsabilité du directeur, le/la responsable administratif/ve aura notamment pour missions de :

- Organiser le secrétariat du service
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Suivre et gérer les dossiers administratifs du service selon l'organisation définie
- Assister la directrice et le directeur adjoint
- Superviser la contractualisation des projets : suivi des dossiers administratifs (appels à projets, dossiers de demande de subvention et bilans) du service
- Apporter une aide permanente au directeur adjoint en termes de gestion des dossiers du service
- Assurer la veille juridique et sociale du CMC sur les différents champs d'action
- Participer aux diverses manifestations et activités du centre municipal en accord avec la direction Missions / conditions d'exercice Au titre de la gestion administrative, comptable :
- Gérer les présences et les congés du personnel du service
- Gérer le courrier du service (réception, enregistrement...)
- Aider à la rédaction des documents administratifs du service (conventions, courriers, décisions, documents de travail, tableaux, etc.)
- Assister le directeur adjoint pour la gestion de la comptabilité du service
- Superviser la gestion du stock de fournitures administratives du service
- Superviser les achats, les commandes et les bons de commande du service, et organiser la réception des achats
- Proposer, développer et coordonner une offre globale d'information et d'orientation
- Connaître les ressources du territoire

Au titre de la gestion de l'équipement :
- Être le référent de la structure pour les interactions avec les services techniques de la ville (demandes d'intervention)
- Superviser la gestion des photocopieuses/imprimantes du service
- Organiser la fonction d'accueil du service, en lien avec le responsable du pôle Centre social
- Créer et gérer les outils nécessaires à l'animation de l'espace d'accueil et les outils de suivi (enregistrement d'inscriptions, statistiques d'accueil, etc.)
- Superviser la réservation des salles du CMC par les partenaires extérieurs
- Superviser le rangement des réserves du service (une à deux fois par an)

Organiser le secrétariat du service
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Suivre et gérer les dossiers administratifs du service selon l'organisation définie
- Assister la directrice et le directeur adjoint
- Superviser la contractualisation des projets : suivi des dossiers administratifs (appels à projets, dossiers de demande de subvention et bilans) du service
- Apporter une aide permanente au directeur adjoint en termes de gestion des dossiers du service
- Assurer la veille juridique et sociale du CMC sur les différents champs d'action
- Participer aux diverses manifestations et activités du centre municipal en accord avec la direction

Au titre de la gestion administrative, comptable :
- Gérer les présences et les congés du personnel du service
- Gérer le courrier du service (réception, enregistrement...)
- Aider à la rédaction des documents administratifs du service (conventions, courriers, décisions, documents de travail, tableaux, etc.)
- Assister le directeur adjoint pour la gestion de la comptabilité du service
- Superviser la gestion du stock de fournitures administratives du service
- Superviser les achats, les commandes et les bons de commande du service, et organiser la réception des achats
- Proposer, développer et coordonner une offre globale d'information et d'orientation
- Connaître les ressources du territoire

Au titre de la gestion de l'équipement :
- Être le référent de la structure pour les interactions avec les services techniques de la ville (demandes d'intervention)
- Superviser la gestion des photocopieuses/imprimantes du service
- Organiser la fonction d'accueil du service, en lien avec le responsable du pôle Centre social
- Créer et gérer les outils nécessaires à l'animation de l'espace d'accueil et les outils de suivi (enregistrement d'inscriptions, statistiques d'accueil, etc.)
- Superviser la réservation des salles du CMC par les partenaires extérieurs
- Superviser le rangement des réserves du service (une à deux fois par an) Profils recherchés - Expérience professionnelle similaire souhaitée
- Maîtrise de la méthodologie et la conduite de projet
- Aptitude à l'encadrement et à la gestion d'équipe
- Capacité d'analyse, de synthèse et sens de l'anticipation
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, base de données et logiciels
- Rigueur, organisation et adaptabilité
- Sens de la diplomatie
- Bonne expression orale et capacités rédactionnelles
- Aptitude au travail en équipe et en autonomie
- Capacité à animer et piloter des réunions
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Sens du service public
- Compréhension des enjeux financiers des collectivités
- Connaissance des procédures administratives et des marchés publics
- Bonne connaissance de l'organisation territoriale et du fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale (FPT)