Responsable ressources et moyens de la mission relation citoyens cdd 6 mois

Informations générales

Au sein de la Direction de la Communication, le Service des Relations aux publics et aux citoyens et ses 54 agents œuvrent, à travers des dispositifs performants d'accueil et de relations publiques, à entretenir et renforcer le lien de confiance entre la collectivité et l'ensemble des publics auxquels elle est liée : habitants de la Ville et de la Métropole, partenaires politiques, institutionnels, économiques, culturels, associatifs ou visiteurs.

C'est dans cette perspective que la Ville et la Métropole recherchent le.la responsable du Service des Relations aux Publics et aux Citoyens, souhaitant œuvrer à la diffusion de l'image d'un service public de qualité et proche des habitants.

Si vous partagez nos valeurs et avez à cœur de participer à ce projet, alors n'hésitez plus et postulez pour devenir notre RESPONSABLE RESSOURCES ET MOYENS DE LA MISSION RELATION CITOYENS (CDD 6 mois)

Missions

1. Vous administrez les outils et établir des indicateurs d'activité

-assurez l'administration fonctionnelle du Guichet numérique interne qui permet une gestion et un suivi des demandes et des signalements des usagers et des réponses apportées par les différents services

-travaillez en transversalité et animez le réseau des utilisateurs dans les services et directions des 2 collectivités (Rennes Ville et Métropole).

-supervisez la bonne utilisation du Guichet numérique interne et accompagnez les utilisateurs.

-évaluez les différentes pratiques, faites des propositions d'évolutions et d'harmonisation.

-élaborez des supports de formation (guides, tutoriels, fiches pratiques) et organise des sessions de formation initiale et continue des utilisateurs.

-assurez l'administration fonctionnelle de l'outil de téléphonie (Kiamo) en lien avec la Direction des Services Numériques

-produisez des tableaux de bord pour le suivi quantitatif et qualitatif du Guichet numérique interne et de Kiamo et assurez la diffusion des données pertinentes aux équipes et aux services

-assurez une veille sur le contenu des informations disponibles : site Internet, fiches de connaissance, Intranet, Kifékoi….

-contribuez à améliorer la qualité du service aux usagers (réponses simples et faciles à comprendre) et à son accompagnement dans les démarches.

2. Vous gérez les ressources humaines

-veillez au respect de la réglementation en matière de recrutement, d'avancement, de formation, de télétravail, de congés.

-contrôlez la mise à jour et le suivi des effectifs incluant les éléments administratifs propres à l'équipe : liste, statut, CDD…

-assurez la planification des agent.es en vaillant à une présence minimale au sein des différentes équipes en lien avec les responsables de proximité.

-produisez des tableaux de bord sur le taux d'absentéisme et anticipe sur les éventuelles difficultés.

-veillez à la continuité de service en produisant des tableaux de bord sur le taux d'absentéisme, les temps partiels, les formations et anticipe sur les éventuelles difficultés.

-assurez la mise en œuvre et le suivi du plan de formation adaptée aux différents canaux d'accueil : téléphone, mails, courrier et accueil physique

-favorisez l'intégration des nouveaux/elles recruté/es au reste de l'équipe..

Profils recherchés

·Aisance relationnelle et leadership : Savoir expliquer et conduire le changement

·Écoute active et empathie : Comprendre et répondre aux demandes, même dans des situations complexes et imprévues

·Esprit d'équipe et assertivité : Prévention et résolution positive des situations conflictuelles

·Maîtrise des outils informatique, bureautique, en système d'information et en structuration des données

·Connaissance des logiciels de relation usagers, très bonne maîtrise d'Excel, la connaissance de Kiamo serait un plus

·Esprit de synthèse, maîtrise de la gestion de projets et de l'analyse des besoins

·Aptitude à la réflexion stratégique, à proposer et à prendre des initiatives

·Très grande rigueur et sens de l'organisation

Condition de recrutement externe

CDD de 6 mois à compter du 02/03/26. Les candidatures seront étudiées au fil de l'eau.