Le Students Welcome Desk (SWD) est le service des inscriptions administratives de l'Ecole, mais aussi un guichet unique d'information et d'orientation qui traite tous les aspects administratifs liés aux étudiants (comme le logement, titre de séjour, l'assurance maladie, les aides financières etc.). Avec un objectif de doublement du nombre d'étudiants diplômés à l'horizon 2032, nous cherchons à renforcer l'équipe d'un gestionnaire administratif F/H.
Vous aurez comme mission principale la gestion administrative (qui comprend la gestion des logements, bourses, la gestion partielle de l'onboarding) de ces nouveaux étudiants et plus spécifiquement, des étudiants internationaux afin de faciliter leur intégration.
Au sein de la Direction de la Vie étudiante et des campus et placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du SWD, vous intégrerez une équipe de 3 personnes.
A ce titre, les activités principales seront les suivantes :
- Vérifier les dossiers d'inscription administratif
- Inscrire et réinscrire les étudiants dans le SI inscription
- Assurer l'accueil et l'orientation des étudiants
- Assurer l'accueil téléphonique
- Accompagner administrativement les étudiants dans leur démarche (CAF, sécurité sociale, titre de séjour etc.)
Issu(e) d'une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, vous justifiez d'une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative, en tant que vacataire sur des chaînes d'inscriptions administrative, idéalement au sein d'un environnement institutionnel d'une Grande Ecole.
Vous disposez d'une bonne connaissance des dispositifs et structures d'accompagnement des étudiants ainsi que des enjeux liés à l'accueil d'étudiants internationaux.
Vous maitrisez les outils bureautiques et les outils spécifiques dédiés à la gestion administrative et financière et enfin, le pack Office.
Vous maîtrisez les démarches administratives (aides financières, demande de logements, couverture santé, titre de séjour.).
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.
Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.
Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie, votre patience et surtout votre disponibilité, notamment en période de hautes activités estivales.
Une pratique professionnelle de l'anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.
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