Assistant medico-administratif - carreire 4 + carreire 6 - h/f

Description :

Le Centre hospitalier Charles Perrens recruteunSECRÉTAIRE MÉDICALE (H/F) au sein de les unités d´admission relevant au Pôle UNIVA, à temps plein.

MISSION GÉNÉRALE DU POSTE :

1. GESTION DES RENDEZ-VOUS

· Prise de rendez-vous/modification/annulation.

· Indication du rendez-vous dans la planification et dans le dossier patient informatisé.

· Préparation des enveloppes de rendez-vous.

· Réservation des transports via l’application Speedcall.

· Récupération des compte-rendu des précédentes hospitalisations, des comptes rendus des rendez-vous médicaux et numérisation dans le dossier patient informatisé.

2. GESTION ADMINISTRATIVE DU PARCOURS PATIENT (ADMISSION/SORTIE ET RENSEIGNEMENTS DU DPI)

2.1 Gestion de l’admission

· Recueil des documents administratifs: CNI, mutuelle, attestation de droit sécurité sociale, médecin traitant, carte vitale, téléphone, mail, ou mise en lien avec la famille/les proches pour tenter de récupérer les informations ou les documents nécessaires.

· Contrôle de la sectorisation des patients dès l’admission.

· Remplissage du formulaire de «personne de confiance» (aux patients et familles), formulaire pour les photos (identitovigilance), chambre particulière pour les patients en Soins Libre.

· Prendre en photo les patients et ajouter le document dans le dossier patient informatisé (DPI).

· Numérisation des documents à intégrer dans le DPI (prescriptions, comptes rendus, courriers …)

· Participation à la bonne tenue du dossier papier.

· Gestion administrative des patients en hôpital de jour (mouvements sur DPI et actualisation des informations administratives).

2.2 Gestion des soins sans consentements (SSC)

· Gestion des certificats pour les sorties provisoires (SP) / rdv extérieurs / sorties à l’extérieur de l’unité.

· Contrôle de la conformité des documents relatifs à l’isolement/contention (pochette et transmissions Direction des Usagers).

· Suivi des retours et transmission à l’équipe, les médecins, et le Cadre de Santé.

2.3 Gestion de la sortie

· Vérification de la validation de la lettre de liaison, impression et remise au patient lors de la sortie définitive

· Gestion de l’enveloppe de sortie du patient avec les documents nécessaires.

· Lien avec les partenaires pour le suivi ambulatoire des patients hospitalisés (CMP, HAD, IDEL etc…)

· Lien avec mandataires de justice, aide a domicile …

· Gestion des questionnaires de satisfaction et transmission au service qualité.

· Maintien en alerte de l’équipe lors de réquisition judiciaire ou des dépôts d’argent lors des admissions pour les sorties définitives des patients.

3. AUTRES

· Gestion du tableau de bord de l’activité du service

· Dossier papier du patient scanné dans le DPI et transmis pour archive après la sortie définitive.

· Présence au staff et aux transmissions IDE afin de compléter les transmissions avec les dates de RDV, dernière actualité non médicale des patients.

· Prise de RDV avec les interprètes et organisation de la prestation, en lien avec les équipes soignantes.

· Prise en charge des fiches adressage/demande de prise en charge, aux différents partenaires.

· Gestion des demandes d’intervention technique via l’application Isilog(demandes et suivi).

· Gestion des stocks de formulaires divers et/ou bons de prescription.

· Participation à la gestion et réception des commandes en lien avec le cadre de santé (matériel et fournitures).

· Gestion de l’accueil téléphonique et physiquesur une plage horaire définie, et gestion des demandes.

· Impression de documents d’informations ou renseignement des patients sur certains dispositifs du Centre Hospitalier Charles Perrens (PAD, MDU, plan du CH…).

· Participation aux réunions de service et saisie des comptes rendus de réunion en lien avec le cadre de l’unité.

· Participer à la dynamique au sein du pôle:

▪ Participer à la permanence des AMA sur le pôle,

▪ Soutenir la démarche qualité.



Profil recherché :


DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION :

· Baccalauréat Sciences Médico-Sociales.

· Diplôme de Secrétariat Médico-Social.

CONNAISSANCES :

· Principaux logiciels (Suite Microsoft Office et Open Office, Hôpital Manager).

· Bureautique, intranet/internet.

· Dactylographie.

· Connaissances détaillées du vocabulaire médical.

· Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients.

· Connaissances sur les différents modes de soins sans consentement

· Acquisition de connaissances sur l’ensemble du réseau et des partenaires

SAVOIR ÊTRE :

· Faire preuve de dynamisme et de réactivité,

· Sens des responsabilités, autonomie,

· Aptitudes à...