Le Centre Hospitalier de Bar-le-Duc Fains-Véel recherche un(e) Coordinateur(trice) des secrétariats médicaux et des Archives. Poste en CDI, à pourvoir dés que possible, rémunération sur la base de la grille des assistants médicaux administratifs, reprise d'ancienneté possible le cas échéant.
Compte tenu du périmètre du poste, à savoir l'encadrement des secrétaires du site de Bar-le Duc et des archivistes des deux sites, le choix de l'établissement s'orientera vers un profil présentant une forte expérience dans le management d'équipe. Une connaissance des fonctions relatives aux secrétariats médicaux/archives serait un atout pour le candidat, sans toutefois être exigée pour le poste.
Métier : Coordinatrice des secrétariats médicaux et des archives
Titres et /ou diplômes et/ou formation spécifique requise : BAC +2
MISSIONS GENERALES :
- Planifier, organiser et piloter les activités en animant une équipe de professionnels (secrétaires médicales et archivistes) et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
- Accompagner l'application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participer aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
- Assurer la supervision médico-économique des effectifs de secrétariats et archivistes et être l'interlocuteur privilégié des professionnels (direction, médicaux, soignants, administratifs).
- Mettre en œuvre la politique d'archivage.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Fonction d'encadrement/management :
- Participer avec la DRH au recrutement des candidats et anticiper les besoins dans le cadre de la GPMC.
- Gérer le temps de travail en adéquation avec le protocole d'accord de l'établissement.
- Etudier la charge de travail pour mettre en place des organisations, piloter l'activité, suivre et contrôler la qualité du service rendu aux usagers en fonction des moyens et ressources disponibles (matérielles, financières, humaines).
- Gérer des effectifs, des moyens matériels et logistiques (contrôle et reporting).
- Conduire les entretiens d'évaluation annuels, mettre à jours les fiches de poste, rédiger les fiches de notation. Evaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel.
- Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.
- Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes : médiation et ou prise de décision.
Fonctions transversales :
- Mettre en place et suivre l'harmonisation des bonnes pratiques au sein des secrétariats médicaux.
- Organiser et coordonner les travaux amélioratifs en lien avec l'ide ergonome du service de médecine du travail.
- Coordonner et suivre les prestations de maintenance et de logistique.
- Veiller à l'application et à l'actualisation des procédures, contribuer à l'élaboration du plan de formation.
- Assurer le suivi des déclarations d'EI.
- Paramétrer des outils, logiciels, système relevant de son domaine d'activités.
- Organiser la collecte, la conservation et la communication des fonds d'archives.
- Organisation le circuit de l'archivage dans le respect des conditions de conservation et de communication des archives.
Connaissances/savoir :
- Communication/ relations interpersonnelles
- Evaluation de la charge de travail
- Gestion administrative, économique et financière.
- Droit de la santé et des usagers du système de santé.
- Stratégie et organisation/conduite du changement.
- Classement et archivistique
- Réglementation des archives.
- Vocabulaire médical
Aptitudes opérationnelles/Savoir-faire
- Fortes aptitudes au management, y compris transversal
- Piloter, communiquer, motiver plusieurs équipes.
Pièces à fournir : Lettre de motivation + CV + Diplômes
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