Assistant(e) de direction

Sysco est le leader mondial de distribution de produits alimentaires et non alimentaires pour les professionnels de la restauration.

Au cœur de l’alimentation et du service, les 4000 collaborateurs de Sysco France contribuent avec passion à la réussite de nos clients.

Notre raison d’être : Relier le monde en distribuant des produits alimentaires et en prenant soin les uns des autres.

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Assistant(e) de direction

Rémunération

Salaire de base

3000

Nous recrutons en CDI au sein de notre site de Rungis (94) un(e) :

Assistant de Direction H/F

Vous assistez et accompagnez plusieurs directeurs de département afin d'optimiser la gestion quotidienne de leur activité.

A ce titre, vos missions principales sont les suivantes :

1. Gérer, optimiser et organiser l’agenda et l’emploi du temps quotidien du/ des directeur/trice (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ainsi que les déplacements y afférents (billets de train, avion, réservation d'hôtel, repas ...)
2. Assurer un rôle d'interface vis-à-vis des interlocuteurs externes et internes (accueil, réception des appels/courriers/mails, prioriser les demandes, etc.)
3. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) dont les visites sur sites notamment des équipes internationales,
4. Assurer la préparation et le suivi des dossiers et des réunions des directeurs : préparation des réunions (gestion pro active des agendas, envoi des pré read en amont des réunions, notes, suivi des actions ….), préparation et contrôle des dossiers (documentation, rapports, supports de communication). Rédiger des comptes rendus de réunion.
5. Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) et mettre en forme des documents en français ou en anglais
6. Réceptionner, trier le courrier et le redistribuer aux services concernés ; gérer les notes de frais
7. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
8. Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
9. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons, réaliser les demandes d’achat.
10. Apporter un appui administratif à la gestion d’équipe (planning de congés, mettre en place les plans d'intégration etc.)
11. Être le point de contact du site sur lequel vous vous trouvez : animation des comités des sites, recueil des besoins/ remontée de problème du site, mise en place d’actions correctives et suivi des plans d’action en lien avec les collaborateurs concernés (sécurité, technique…), coordination des évènements sur site (visites, convivialité …), relai pour les sociétés de sous-traitance (ménage, distributeur de boissons …)
12. Travailler conjointement avec vos homologues sur des projets spécifiques/ transverses à plusieurs directions ou lors d'organisation d'évènements ou réunions multiservices,
13. Remplacer vos homologues pendant les congés et absences diverses afin d'assurer une continuité du service dans chacune des directions

Des déplacements réguliers sont à prévoir.

Horaires de travail : 8h – 18h

Votre profil :

De formation supérieure type BTS assistanat de direction/assistanat de gestion, vous justifiez d'une expérience de minimum 5 ans sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d’un grand Groupe, dans un environnement en constante évolution, qui vous a permis de développer une grande proactivité et agilité au quotidien.

Un niveau d'anglais professionnel à bilingue est indispensable (écrit et oral).

A l’aise avec le digital, vous maîtrisez le Pack office, dont Excel. Une connaissance de SAP est un plus.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la discrétion, votre diplomatie et polyvalence.

Aisance relationnelle, gestion du stress, rigueur et réactivité sont des gages de réussite sur cette fonction.

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Le saviez vous

Sysco a signé un partenariat avec la société Aktisea pour favoriser l’embauche de personnes en situation de handicap, et développe une politique active pour garantir la sécurité de l’ensemble de ses collaborateurs.

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