Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour un poste clé dans le bon fonctionnement de notre organisation. Vous serez en relation directe avec la Direction et jouerez un rôle central dans la coordination administrative de l'entreprise.
Gestion administrative et organisation
- Assurer le bon déroulement des tâches administratives courantes
- Organiser, planifier et coordonner les agendas, réunions, déplacements et échéanciers
- Gérer l'archivage, le classement et la documentation (papier et numérique)
- Soutenir la direction et les responsables de service dans la préparation de dossiers, comptes rendus et reportings
Suivi administratif RH
- Gestion administrative RH courante
- Participer à la gestion des absences, congés, visites médicales et adhésions mutuelle
- Tenir à jour les dossiers du personnel et garantir la confidentialité des données
- Être l'interlocuteur privilégié des organismes externes (France Travail, OPCO, Médecine du travail)
Gestion comptable et financière courante
- Suivre et contrôler les factures entrantes et sortantes
- Déposer les factures sur les plateformes dédiées et préparer les règlements
- Assurer le suivi des règlements clients et fournisseurs, ainsi que les relances éventuelles
Suivi des prestataires et contrats
- Gérer les relations avec les prestataires : maintenance, assurances, abonnements.
- Coordonner le suivi administratif des contrats et traiter les éventuels litiges
Qualité et amélioration continue
- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi
- Participer activement aux audits internes et externes
- Proposer des améliorations pour optimiser l'organisation et les process internes
Communication et logistique
- Relayer les informations internes et contribuer à la mise à jour des supports de communication ou de procédures
- Gérer les fournitures, le matériel informatique et les véhicules de l'entreprise
Savoir faire et savoir être
- Niveau BTS minimum
- Maitrise du pack office
- Comptabilité de base (suivi de factures, relances, rapprochements simples)
- Une expérience d'un an au minimum
- Sens de l'organisation
- Excellente capacité de communication écrite et orale
- Esprit d'initiative et autonomie dans la gestion des priorités
- Sens de la confidentialité
- Rigueur et fiabilité
- Polyvalence
- Proactivité et gestion des priorités
- Sens de la communication, du service et écoute active
- Adaptabilité
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