Opérateur de gestion naissances mariages au sein du service etat civil et elections - ref 5444 h/f

Au sein du Service Etat civil et Elections et sous la responsabilité du Chef d'unité, vous instruisez les demandes de documents d'état civil (copies ou extraits d'actes, livrets de famille) des administrés et assurez la vérification dématérialisée des données de l'état civil. Vous apposez les mentions en marge des actes de l'état civil. A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Ü Instruction des demandes d'actes d'état civil :

- Apprécier les demandes reçues par courrier postal, téléprocédure et mail et en vérifier la recevabilité
- Demander les pièces ou renseignements complémentaires nécessaires si le dossier est incomplet au regard de la législation en vigueur en matière d'état civil et de libre communicabilité des documents publics
- Vérifier, avant délivrance du document demandé, que l'acte est actualisé (pas de mention omise)
- Certifier conforme, dater, apposer le sceau et signer les copies et extraits délivrés

Ü Mise à jour des registres d'état civil :

- Mettre à jour les actes en portant les mentions adéquates au vu des avis de mention reçus ou des actes dressés à Amiens en s'assurant de leur formulation conformément aux circulaires applicables sur les registres d'état civil (informatique et physique)
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés

Ü Vérification dématérialisée des données de l'état civil :

- S'assurer de l'exactitude des données transmises et, le cas échéant, corriger et/ou compléter au vu de l'acte via l'application COMEDEC
- Certifier l'exactitude des données et signer électroniquement

Ü Compléter et/ou établir les livrets de famille :

- Compléter les livrets de famille par les extraits d'actes et/ou mention conformément à la réglementation applicable
- Etablir les livrets de famille à la suite de l'établissement de l'acte engendrant leur délivrance ou en réponse à une demande de second livret de famille

ÜMissions ponctuelles à l'unité Elections et Affaires administratives spécialisées :

- En période électorale ou de recensement de la population, renforcer à tour de rôle l'équipe des opérateurs de gestion de l'unité Elections et Affaires administratives spécialisées en participant aux tâches administratives et de préparation logistique

Ü Autres missions :

- Assurer l'accueil téléphonique des administrés pour toute question relative à la publicité des actes de l'état civil
- Trier le courrier
- Accueillir et renseigner les généalogistes autorisés à consulter les registres
- Apporter l'expertise du service en matière de publicité des actes aux autres officiers de l'état civil de la commune en accompagnant les nouveaux agents dans leur formation pratique (immersion dans l'unité) et en répondant à leurs interrogations ponctuelles

CONDITIONS D'EXERCICE :

Devoir de confidentialité / Obligation d'être titulaire de la fonction publique (pour avoir la qualité d'officier de l'état civil / Port de registres lourds / Polycompétence au sein du service / Contacts téléphoniques avec les usagers pour toute question relative à la publicité des actes / Prise de fonction à l'unité Elections et Affaires administratives spécialisées lors des renforts en période électorale et de recensement de la population