Description du poste
En binôme avec une autre assistante de direction, vous apportez un appui administratif à la Direction Générale et au Comité de direction, vous assurez l’interface interne et externe de la gouvernance et vous contribuez au bon fonctionnement des instances décisionnelles.
Missions principales :
Appui à la Direction Générale et à la gouvernance
• Gérer l’agenda, les réunions, les rendez-vous et l’organisation logistique de la Direction Générale.
• Assurer l’interface de la Direction Générale et du Comité de Direction avec les services internes, les partenaires institutionnels, les élus, les administrateurs et les parties prenantes externes.
• Apporter un premier niveau de réponse et d’orientation aux sollicitations internes et externes.
Organisation et gestion des instances
• Préparer, organiser et assurer la gestion administrative des instances : Conseils d’Administration, Bureaux, Assemblées Générales, Comités et instances partenaires, Conseil de Concertation Locative.
• Préparer les dossiers des instances, assurer le secrétariat des réunions, rédiger et sécuriser les documents produits (procès-verbaux, délibérations, résolutions).
• Veiller, en lien avec les services compétents, à la conformité réglementaire et juridique des actes.
• Assurer un appui technique à l’organisation des élections des représentants de locataires auprès de la Directrice des Relations Institutionnelles (notamment la gestion de la relation avec les prestataires et les associations de locataires).
Coordination administrative et documentaire
• Assurer la gestion administrative courante : courrier, parapheurs, archivage papier et numérique.
• Gérer et tenir à jour la documentation de la Direction Générale (GED, CRM, intranet, extranet).
• Assurer la veille et l’animation de la documentation technique, juridique et institutionnelle.
Pilotage d’événements et représentation
• Piloter et organiser des événements institutionnels et opérationnels (cérémonies de remise de clés, congrès, séminaires, réunions).
• Contribuer à la communication interne et externe de la Direction Générale (supports, diffusion d’informations, intranet).
Continuité de service
• Assurer la continuité de service en cas d’absence de l’assistante de direction.
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