Assistant responsable administrative et adjoints h/f

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

L’IUT de Cergy-Pontoise est une composante de CY Cergy-Paris Université.

Il est organisé en une direction administrative à Neuville et 10 départements d’enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et Pontoise. Après avoir été certifié ISO 9001 de 2011 à 2023, l'IUT est certifié ISO 21001 depuis 2024 et certifié QUALIOPI depuis 2021.

S’assurer de la qualité des pratiques et les mettre en valeur pour

- Vérifier et s’assurer de la bonne gestion des heures d’enseignement

- Faciliter les recrutements de vacataires enseignants

- Avoir des outils de communication sur la réussite étudiante (scolarité, études et insertion).

- Maintenir nos certifications


Mission

Assister la responsable administrative sur les fonctions RH, immobilier, hygiène et sécurité et administration générale.
Réaliser des actes administratifs, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines et administration.

Pilotage administratif des RH des personnels administratifs et techniques (BIATS) : gestion des horaires, arrêts de maladie, demandes de congés, gestion des campagnes RH (dossiers d’avancement – entretiens professionnels)

·Interlocuteur de la DRH ;

·Diffusion des règles et procédures et d'informations relative aux procédures de gestion (recrutement, concours, mobilité, formation…)

·Instruction des demandes (vérification recevabilité avant validation par la responsable administrative et ses deux adjointes)

·Préparation des demandes de recrutements

·Confection de tableaux de suivi, indicateurs

·Accueil pour les prises de fonctions, explications

·Mise en forme de documents

Gestion administrative des sujets Hygiène Sécurité Environnement (HSE)

·Suivi des nominations des assistants de prévention des départements

·Assistant de prévention pour la direction selon une lettre de mission : remonter les risques dans une application (GPUC)

·Suivi des demandes de la DHSE

·Suivi des documents uniques d’évaluation des risques (DUER) et alerte des RA et de la directrice.

Coordination des élections pour l’IUT sous le pilotage des services centraux de l’établissement (1 à 2 fois par an)

·Interlocuteur du service demandeur (instances ou DRH)

·Organisations dans les départements

·Participation à tenue du bureau de vote et dépouillement parfois

Assistanat sur besoins ponctuels

·Comptes rendus de réunion en cas d’absence de l’assistante de direction

·Confection de tableaux Excel ou document Word ou PowerPoint

Sensibiliser les collègues au développement durable et aux gestes du quotidien.


Profil

Excellente maitrise bureautique (Word, Excel dont TCD et calculs-PowerPoint-TEAMS et FORMS…)

Maitrise calcul (règle de trois, pourcentages)

Aptitude à utiliser et à se former sur des applications diverses, des bases de données, des logiciels

Savoir trouver la bonne information dans les règlements, répertoires et site efficacement.

Utilisation des techniques de rédaction administrative (maitrise)

Connaissances RH Biats souhaitées ou à acquérir

Fiabilité et rigueur

Dynamisme ; Réactivité ; disponibilité d’esprit

Autonomie et esprit d’initiative en sachant rendre compte

Sens du relationnel et du dialogue, esprit d’équipe

Conditions de travail :

📆 Poste ouvert aux agents titulaires (détachement) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois)

🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

🎓 Politique de formation interne développée

🏢 Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

📍 Poste basé sur le site de Neuville sur Oise à pourvoir dès que possible

🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.

Rémunération :

* Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B): entre 1700€ et 1950€ net par mois.