Secrétaire administratif - chef de pôle du secrétariat commun h/f

Ref : 2 Fonction publique Fonction publique de l'État Employeur Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS Direction de l'administration pénitentiaire Direction interrégionale des services pénitentiaires de Paris Service pénitentiaire d'insertion et de probation du Val d'Oise Milieu ouvert Localisation Service pénitentiaire d'insertion et de probation du Val d'Oise 2, boulevard de l'Oise Pontoise Domaine : Justice Nature de l'emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial Nature du contrat CDD de 6 mois Expérience souhaitée Confirmé Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Management Oui Télétravail possible Oui Vos missions en quelques mots Poste réservé aux titulaires de la fonction publique. Le titulaire du poste participe au bon fonctionnement du service pénitentiaire d'insertion et de probation (SPIP) au plan départemental. Il est rattaché au directeur du SPIP, à son adjointe et à l'attaché du service. Activités principales 1- Supervision de l'équipe du pôle greffe -Organiser et contrôler la répartition des tâches au sein de l'équipe en s'appuyant sur la note de service ; -Assurer un soutien technique ; -Réaliser les entretiens annuels d'évaluation de son équipe et rédiger les comptes rendus d'entretien. 2- Animation du pôle greffe -Garantir l'articulation entre les services (greffe correctionnel, greffe du service de l'application des peines, greffe de la MAVO, parquet et autres juridictions) et l'ensemble des taches du pole ; -Garantir l'ouverture et la saisie des nouveaux dossiers et vérifier la mise en état des dossiers avant la demande d'affectation au pôle concerné ; -Vérifier le traitement des anomalies suite aux requêtes des cadres de proximité ; -S'assurer du suivi des rendez-vous des 741-1 et 474 et vérifier que les dossiers soient mis à disposition des CPIP de permanence. 3- Procéder aux affectations des dossiers avec un DPIP -Affectation des dossiers en fonction du secteur ou de la thématique ; -Mise à jour de effectifs dans le tableau de suivi. 4- Suivi et gestion des stages relavant du secteur associatif habilité en lien un DPIP -Gestion de l'inscription des probationnaires sur les différents stages -Etablissement des convocations -Lien avec les associations sur la logistique, communication des inscrits, retour des listes de probationnaires (présents/ absents) 5-Assurer le suivi administratif de certains dossiers de probationnaires en lien avec le DPIP de permanence 6- Gestion du courrier S'assurer de la réception, de l'enregistrement et de la distribution du courrier arrivée et des FAX pour l'ensemble du SPIP ; S'assurer du traitement de l'affranchissement de tout le courrier départ ; Garantir la gestion et le traitement des navettes courrier TGI/SPIP et MAVO/SPIP. 7- Gestion de l'équipe d'accueil S'assurer de la continuité du service accueil et organiser les remplacements dès que nécessaire ; Informer la direction et le cadre de permanence de tout événement ou incident pouvant impacter la sécurité du SPIP. 8- Traitement de la POP/ESR Selon fiches process et notes de service Lieu de travail : Service pénitentiaire d'insertion et de probation du Val d'Oise Milieu ouvert à PONTOISE Profil recherché Connaissances: -Le fonctionnement et l'organisation des SPIP et de l'administration pénitentiaire -L'organisation judiciaire, les partenaires institutionnels et associatifs. -Connaissances des textes juridiques relatifs à l'organisation et au fonctionnement de l'administration pénitentiaire et à l'exécution des peines, de la réglementation pénitentiaire relative à son domaine d'emploi. Savoir-faire: -Maîtrise des logiciels et applications bureautiques (Windows, APPI/GENESIS) -Savoir mettre en oeuvre des techniques et outils de management, apprécier objectivement l'atteinte des résultats, animer l'équipe. -Maîtrise des outils et techniques de gestion (tableaux de bord) -Assurer l'interface entre différents intervenants -Maîtriser les délais -Capacité à organiser et à prioriser -Capacité à structurer et concevoir -Sens de la pédagogie Savoir-être: -Aptitude à l'écoute et au dialogue -Sens du travail en équipe -Aptitude à rendre compte -Sens de l'initiative -Rigueur, discrétion et adaptabilité Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 2 Effectuer des activités simples Compétences attendues Connaissances: -Le fonctionnement et l'organisation des SPIP et de l'administration pénitentiaire -L'organisation judiciaire, les partenaires institutionnels et associatifs. -Connaissances des textes juridiques relatifs à l'organisation et au fonctionnement de l'administration pénitentiaire et à l'exécution des peines, de la réglementation pénitentiaire relative à son domaine d'emploi. Savoir-faire: -Maîtrise des logiciels et applications bureautiques (Windows, APPI/GENESIS) -Savoir mettre en oeuvre des techniques et outils de management, apprécier objectivement l'atteinte des résultats, animer l'équipe. -Maîtrise des outils et techniques de gestion (tableaux de bord) -Assurer l'interface entre différents intervenants -Maîtriser les délais -Capacité à organiser et à prioriser -Capacité à structurer et concevoir -Sens de la pédagogie Savoir-être: -Aptitude à l'écoute et au dialogue -Sens du travail en équipe -Aptitude à rendre compte -Sens de l'initiative -Rigueur, discrétion et adaptabilité Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personne à contacter @. À propos de l'offre Informations complémentaires Vous serez placée sous l'autorité hiérarchique de la directrice fonctionnelle, de son adjointe, de la directrice pénitentiaire d'insertion et de probation du milieu fermé et de l'attachée d'administration. Vos interlocuteurs métiers : services judiciaires, services de l'administration pénitentiaire, partenaires associatifs et institutionnels. Organisation de travail : 7h16 par jour, pause déjeuner de 45 minutes à 1h30, possibilité de télétravailler 1 jour par semaine après expérimentation acquise sur le poste Restauration : restaurant administratif et cuisines Accessibilité en transport / Parking : RER A, ligne C transilien, bus, parking pour le personnel Conditions particulières d'exercice L'agent est soumis au code de déontologie du service public pénitentiaire (Décret n° 2 du 30 décembre 2010 portant code de déontologie du service public pénitentiaire). Statut du poste Susceptible d'être vacant à partir du Métier de référence Responsable de greffe Qui sommes nous ? Le SPIP a pour mission principale la prévention de la récidive. Pour cela, il est chargé de réaliser une évaluation de la personne et d'assurer un accompagnement adapté afin de trouver des solutions aux problématiques identifiées chez la personne suivie. Il assure également le contrôle et le respect des obligations prononcées par l'autorité judiciaire et aide à la décision judiciaire, par la transmission de rapports réguliers aux magistrats. Le SPIP intervient au sein des établissements pénitentiaires - appelé milieu fermé - mais également auprès des personnes suivies en milieu ouvert. Dans les deux cas, le SPIP assure le suivi avant que la condamnation définitive soit rendue (pré-sententiel) ou après celle-ci (post sententiel). Le SPIP est doté d'une équipe pluridisciplinaire avec des compétences diverses, indispensables à l'évaluation et la prise en charge du public suivi. Sous l'autorité du directeur fonctionnel du service pénitentiaire d'insertion et de probation, elle est composée de directeurs pénitentiaires d'insertion et de probation, conseillers pénitentiaires d'insertion et de probation (CPIP), surveillants pénitentiaires, psychologues, assistants de service social, coordinateurs culturels, éducateurs, personnels administratifs. Service à compétence départementale, il travaille en étroite collaboration avec les autorités judiciaires et les principaux acteurs institutionnels (collectivités territoriales, associations). GROUPE IFSE : 1 Poste réservé aux titulaires de la fonction publique Le SPIP 95 assure le contrôle et le suivi des personnes placées sous-main de justice, qu'elles soient en milieu ouvert ou en milieu fermé. Afin de prévenir la récidive et de favoriser la réinsertion des personnes condamnées, il concoure à l'individualisation des peines privatives de liberté et à la préparation des décisions de justice à caractère pénal. Le SPIP du Val-d'Oise est constitué d'une équipe d'encadrement dont la composition est la suivante : la directrice fonctionnelle, une adjointe à la DFSPIP, 7 DPIP (dont 2 en milieu fermé). En outre le service comprend 56 CPIP, 7 agents PSE, 1 psychologue et 2 binômes de soutien. Les ressources administratives opérationnelles sont d'une attachée d'administration, de 2 SA, 13 adjoints (dont 2 en milieu fermé), un correspondant local informatique (CLI), deux services civiques (dont 1 en milieu fermé) et un apprenti. Le SPIP du Val-d'Oise est organisé en 2 antennes (MO et MF) et prend en charge environ 3200 personnes en milieu ouvert et 900 personnes détenues hébergées à la maison d'arrêt du Vald'Oise.