Agent-e polyvalent-e chargé-e de la relation à l'usager

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relation à l’usager, ce poste d’agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l’accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :

L’agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l’usager sera affecté principalement sur le site de l’Hôtel Dieu. Son activité sera organisée selon un planning défini à l’avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l’ordre de priorité suivant: accueil, courrier, standard.

Sur le site de l’hôtel Dieu:


Personnel d’accueil :


- Accueil


- Orientation des usagers vers le service compétent et vers les rubriques du site internet des services de l’État dans le département

- Renseignement de premier niveau


- Garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers

- Veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin


Gestionnaire courrier:


- Réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),

- Affranchissement du courrier au départ et à l'expédition,

- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,

- Accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,


Sur le site de la cité administrative:


Personnel d’accueil:


- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs

- Écoute et réponse de premier niveau

- Affichage d’informations

- Orientation adéquate en fonction de la demande

- Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)

-impression et classement journalier des mails d’informations des différentes réunions,

-savoir se réperer dans le batiment


Gestionnaire du courrier :


- Relation avec La Poste – réception le matin des chariots de courrier «arrivée» etremise l’après-midi des courriers «départ»

- Tri de 1er niveau du courrier selon les consignes propres à chacune des directions occupantes

- Affranchissement de courrier «départ»

- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination.