Adjoint administratif – gestionnaire formation continue

Vos missions en quelques mots Missions : Vous assurez la gestion administrative et organisationnelle des actions de formation, dans le respect du référentiel Qualiopi. Vous contribuez au développement de l’offre de formation interne, y compris à destination de publics externes, et participerez à la structuration et à l’amélioration continue des dispositifs de formation. Vous veillerez à la conformité administrative, financière et réglementaire des dispositifs et contribuerez activement au développement des compétences du personnel. Activités principales : 1. Accueil et logistique · Assurer l’accueil physique et téléphonique du service formation. · Préparer les salles de formation et organiser leur utilisation (planning, matériel, signalétique). 2. Mise en œuvre du plan de formation · Recevoir et traiter les demandes de formation validées. · Organiser les sessions de formation : planification, inscriptions, convocations. · Gérer les relations avec les organismes de formation (commandes, conventions, annulations éventuelles). 3. Gestion administrative et financière · Veiller à la traçabilité administrative des actions de formation (conventions, feuilles d’émargement, attestations, évaluations). · Participer à la mise en œuvre et au suivi du système qualité lié au référentiel Qualiopi. · Contribuer à la constitution et à la mise à jour des preuves nécessaires aux audits Qualiopi. · Participer à l’amélioration continue des processus de gestion de la formation. · Assurer le suivi des indicateurs qualité et des évaluations des actions de formation. · Assurer le suivi budgétaire des actions de formation. · Contrôler la conformité des facturations et conventions de formation. · Participer au suivi des financements (ANFH, DPC, dispositifs individuels). · Contribuer au suivi analytique de l’activité formation. 4. Suivi des dossiers individuels · Mettre à jour les dossiers formation des agents. · Informer les agents sur les dispositifs disponibles (Bilan de compétences, DPC, VAE, CFP, CPF). · Accompagner les agents dans leurs démarches administratives liées à la formation. 5. Évaluation et reporting · Collecter les évaluations des actions de formation. · Contribuer au bilan annuel de formation en lien avec la responsable du service. · Participer à l’amélioration continue des procédures de gestion. 6. Concours de titularisation · Renseigner les agents sur les règlements intérieurs des concours. · Apporter un appui, si besoin, à la responsable du service dans l’organisation des concours. 7. Développement et diffusion de l’offre de formation · Participer à la structuration et à la mise à jour du catalogue de formation interne. · Contribuer à la diffusion de l’offre auprès de publics externes (établissements partenaires, structures sanitaires et médico-sociales). Profil recherché Qualités requises : Aisance relationnelle, écoute, diplomatie, maitrise de soi. Rigueur, méthode, sens de l’organisation. Autonomie, capacité à prioriser et réactivité. Discrétion et respect de la confidentialité. Aptitude au travail en équipe. Aisance avec les chiffres. Connaissances générales : Connaissances en informatique, maitrise des outils bureautiques (Excel, Word…) Connaissance en droit public et/ou droit du travail, maitrise de l’orthographe et grammaire. Connaissance du référentiel Qualiopi. Capacité à gérer plusieurs dispositifs simultanément. Capacité d’analyse et de suivi d’indicateurs. Capacité à appliquer un référentiel qualité. Localisation Localisation : 100 rue Léon Cladel – BP 765 82000 Montauban Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire