Le Groupe INTÉRIALE est un groupe mutualiste expert de la protection sociale complémentaire des agents de la fonction publique et des jeunes. Il existe depuis 2021, après que la mutuelle INTÉRIALE se soit entourée des acteurs et marques complémentaires Prévention plurielle, Continuum Lab et LMDE. Il accompagne les agents publics, les décideurs et les étudiants en leur proposant les meilleures protections en santé et prévoyance intégrant des services d'action sociale, de prévention et d'accompagnement novateurs. Depuis 2023, le groupe s'est doté d'une raison d'être « Le Groupe INTÉRIALE est acteur de transformation de la fonction publique, partenaire de vie(s) de ses agents et du monde de la jeunesse. Son expertise de terrain s'exprime par un engagement éthique et personnalisé au service de la santé et de la sécurité, dans la confiance pour tous. 1ère mutuelle du ministère de l'Intérieur et mono référencée au ministère de la Justice, INTÉRIALE est également référencée sur plus de 1000 collectivités et centres de gestion. Engagée depuis 150 ans pour développer l'assurance santé, la prévention et la prévoyance des fonctionnaires, INTÉRIALE et ses partenaires se sont organisés au fil du temps pour constituer un réseau structuré d'entraide, de proximité et de solidarité au bénéfice de la communauté des adhérents et de leur famille. La Mutuelle INTÉRIALE c'est aussi la force de près d'un millier de bénévoles présents au quotidien sur le terrain.
Ambition du poste :
Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, nous recrutons un.e assistant.e de direction pour assurer auprès du Directeur du Pilotage et du Suivi de la Performance et la Directrice de l'Excellence Opérationnelle, un rôle clé de soutien organisationnel, administratif et relationnel. Véritable bras droit, il.elle contribue activement à l'efficacité et à la fluidité du quotidien des Directions.
Missions principales :
Organiser les agendas et les déplacements
- Planifier les réunions (envoi des convocations, rappel de l'ordre du jour, mise à jour des informations, collecte et préparation des éléments de support)
- Gérer la logistique des réunions en collaboration avec les moyens généraux (réservation des salles, mise à disposition des supports ou autres éléments nécessaires aux réunions)
- Gérer les agendas : prise de rendez-vous, réservation de transport et/ou hôtel
- Contribution à l'organisation d'évènement pour les deux Directions (séminaire etc…)
- Tenir les plannings des congés pour les deux Directions
Assurer la traçabilité des actions
- Assurer la gestion du courrier avec le logiciel dédié
- Assurer la rédaction de procès-verbaux et/ou comptes rendus des réunions
- Recueillir l'ensemble des informations terrains, les trier selon leur pertinence, les enregistrer dans des tableaux de bords dédiés, mettre à jour et partager ces informations
Contribuer à la bonne gestion de la facturation
- Gérer les notes de frais, les contrôler et faire passer en traitement
- Assurer le circuit de facturation en collaboration avec le contrôle de gestion et la comptabilité : recueil des devis, réaliser les demandes d'engagement, soumettre à validation, envoi du bon de commande aux moyens généraux, pointage et rapprochement
Compétences métiers et comportementales :
Compétences métiers
- Bac + 2 ou 3 type BTS Assistant manager
- Au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire auprès de membres de Direction
- Une expérience dans un environnement exigeant (mutuelle, banque, assurance) est un atout
- Organisation et rigueur
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à prioriser dans l'urgence et anticiper les besoins
- Très bonne aisance relationnelle
- Maitrise du Pack Office et des outils collaboratifs numériques
Compétences comportementales
- Proactivité, autonomie
- Sens du service, sens de l'écoute
- Résistance au stress et adaptabilité
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