Vous gérez les plannings et agendas en organisant des rendez-vous, des réunions et séances de travail. Vous tenez à jour les agendas et assurer le suivi des absences, déplacements professionnels et congés. Vous prenez en charge un suivi logistique de premier niveau, en assurant les moyens nécessaires (réservations salles, matériels, ). Vous assurez une assistance à la réalisation de supports, dossiers, projets et études en rédigeant des notes, synthèses et comptes rendus, en recherchant et en collectant les informations nécessaires, et en coordonnant l'ensemble des éléments liés aux dossiers (mise à jour, intégration de nouveaux contenus, diffusion des documents). Vous participez également aux réunions et en assurez le suivi. Vous contribuez à la création et à l'amélioration des outils de gestion et des logiciels en concevant des outils de suivi de l'activité (tableaux de bord, check-lists), en élaborant et actualisant des procédures simples et adaptées à l'évolution de la réglementation ou de l'organisation, et en réalisant ou mettant à jour des états, requêtes et tableaux de bord. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des partenaires internes et externes, et accompagnez, si nécessaire, des personnes ou des groupes dans leurs démarches. Ponctuellement, vous assurez le traitement du courrier en enregistrant, triant et distribuant les correspondances, en réalisant les travaux de reprographie, la mise sous pli et les envois. Vous prenez en charge le traitement des parapheurs en centralisant les actes, en effectuant les enregistrements nécessaires et en organisant leur suivi et leur ventilation au retour. Vous veillez enfin au classement et à l'archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur. Vous travaillez en lien étroit avec le réseau des assistantes des différents services de la direction et de la Métropole.
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