Cdi - responsable administratif – subventions & financement irve - h/f

RESPONSABILITÉS :

Les missions :
• Management & organisation
• Encadrer, animer et faire monter en compétence l'équipe administrative (3 personnes + futures recrues).
• Définir les priorités, organiser la charge et suivre la performance individuelle et collective.
• Mettre en place des rituels d'équipe, des indicateurs de suivi et un pilotage structuré de l'activité.

• Gestion opérationnelle des dossiers de subventions ADVENIR
• Superviser la constitution, la qualité et la conformité des dossiers ADVENIR pour les bornes individuelles et collectives.
• Assurer le respect des exigences du programme (justificatifs, délais, conformité technique...).
• Suivre le cycle de vie complet : dépôt → validations → corrections → paiements.
• Développer une expertise interne sur les évolutions du programme ADVENIR.
• Piloter les échanges avec les parties prenantes internes et externe

• Gestion administrative des dossiers de financement
• Accompagner les commerciaux sur la préparation et la complétude des dossiers destinés aux partenaires financiers (type Logivolt / financements tiers).
• Garantir l'exactitude et la conformité des pièces fournies pour sécuriser les financements.
• Être le point de contact privilégié du financeur pour fluidifier le traitement.

• Amélioration continue, qualité & conformité
• Structurer, documenter et améliorer les process internes (checklists, procédures, outils).
• Identifier les irritants et proposer des améliorations (automatisations, outils, templates...).
• Participer aux projets transverses (automatisation, IA, optimisations back-office).
• Veiller à la bonne intégration des flux administratifs dans l'écosystème Zeplug : Opérations, Sales, Service Client, Produit & Tech.

• Reporting & pilotage
• Mettre en place un reporting fiable : volumes déposés, taux de refus, délais de traitement, paiements, flux entrant/sortant.
• Communiquer régulièrement sur la performance auprès de la Direction.
• Assurer une vision claire du risque, notamment sur les dossiers proches d'expiration.

PROFIL RECHERCHÉ :

⭐ Ce poste est fait pour vous si :
• Vous disposez 4 à 7 ans d'expérience en gestion administrative, financement, subventions, back-office, ADV ou poste similaire. Une expérience en management d'équipe sera fortement valorisée.
• Une connaissance des dispositifs publics (subventions, aides) ou de l'écosystème IRVE est un plus évident.
Les compétences clés :
• Parfaite rigueur administrative et sens du détail.
• Solides capacités de gestion de volumes importants et sujets complexes.
• Excellentes compétences analytiques : capacité à interpréter des données, identifier des leviers d'optimisation et piloter la performance liée aux financements et subventions.
• À l'aise avec les outils informatiques (CRM / Salesforce, tableurs, outils de gestion documentaire).
• Compétences en conduite de process et amélioration continue.
• Capacité à interagir avec plusieurs départements (Sales, OPS, Produit, Finance...).
Les soft skills :
• Leadership naturel, bienveillance et exigence.
• Très forte autonomie et sens des responsabilités.
• Fiabilité, organisation et gestion des priorités.
• Esprit analytique et orientation solution.
• Aisance relationnelle, pédagogie et posture de “business partner”.

⚡ Ce que nous avons à vous offrir
💻 Une organisation flexible : jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l'équilibre entre vie pro et perso
🏙️ Des bureaux en centre-ville : Paris 9e
🚃Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun
🍔 Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent
🎬 Accès à la plateforme de notre CSE “Leeto” permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives...
🏃 Une vie d'entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied...) via notre communauté “Ze bouge”. Possibilité de s'engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires...)