Description du poste
Description des finalités du poste :
Au sein du département Action Sociale, et sous la responsabilité directe du Responsable, l'Assistant(e) Action Sociale a pour mission principale de faciliter la réalisation des missions du département en assurant un appui organisationnel, administratif et relationnel.
Le poste contribue directement à la qualité du fonctionnement du service, à la fluidité des échanges internes et à la qualité des relations avec les partenaires externes.
Vos missions principales :
Appui administratif et organisationnel du service
1. Contribuer à l'organisation administrative du service
2. Gérer des fournitures et le suivi administratif courant
3. Assurer le suivi des indicateurs, statistiques et tableaux de bord du département
4. Apporter un appui au responsable dans le suivi budgétaire
Pilotage et outils de suivi
5. Gestion et mise à jour des outils de pilotage et de planification (plannings, outils internes)
6. Participation à l'organisation et au suivi des activités transversales du département
Gestion de l'information
7. Recherche, diffusion, organisation et archivage des informations et/ou de la base documentaire nécessaires au fonctionnement du service
8. Fiabilisation et traçabilité des données et documents du département (numérisation et indexation des pièces justificatives)
Interface et relations partenariales
9. Rôle d'interface avec les interlocuteurs internes et externes
10. Accueil, information et orientation des partenaires
11. Gestion de la boîte mail générique de l'Action Sociale, constituant le premier point de contact pour de nombreux partenaires
12. Travail en lien étroit avec le Responsable du département Action Sociale, le pôle budget pour les aspects de pilotage de l'activité, la responsable du service Aides Financières Collectives et Individuelles (AFIC) pour les dimensions budgétaires et fonctionnelles
Appui direct et transverse
L'Assistant(e) Action Sociale est en appui direct au Responsable du département Action Sociale. A ce titre, il assure :
13. La gestion de l'agenda et du courrier
14. L'organisation des déplacements, des réunions et des commissions (Commission d'Action Sociale, ...)
15. Il prépare l'ordre du jour, rédige et transmet les convocations et élabore les supports pour les commissions départementales
Profil recherché
Vos compétences
Savoir-faire :
16. Compétences organisationnelles Excellente gestion des priorités et des urgences Capacité d'anticipation et d'organisation efficace de l'activité
17. Compétences administratives Maîtrise des techniques d'assistanat de direction et de secrétariat Très bonnes capacités rédactionnelles (notes, courriers, comptes rendus, documents administratifs) Aptitude au suivi de dossiers transversaux et complexes
18. Compétences numériques Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook Aisance avec les outils de gestion, de pilotage et de planification
Savoir être :
Vous avez le sens du service, de la confidentialité et savez faire preuve de discrétion.
Vous disposez de réelles qualités relationnelles, faites preuve de diplomatie et savez adopter une posture d'interface.
Autonomie, fiabilité, esprit d'initiative et capacité de proposition seront des qualités indispensables sur ce poste.
Enfin, votre posture proactive sera un atout majeur pour réussir dans ce poste.
Votre formation
Vous possédez un diplôme de niveau Bac ou d'une expérience professionnelle équivalente.
Vous justifiez d'une expérience significative sur un poste d'assistanat de direction, d'assistanat spécialisé ou d'une expérience équivalente.
Une expérience dans un environnement institutionnel, associatif et / ou social serait appréciée.
Le contenu du poste peut être amené à évoluer du fait de la modification des missions des Caf : la personne recrutée devra posséder une forte capacité d'adaptation et une appétence pour le changement.
Informations complémentaires
Conditions d'exercice et avantages :
Le poste est basé au siège de la Caf de l'Yonne à Auxerre.
Rémunération de niveau 4B soit € bruts mensuels sur 14 mois.
Avantages :
19. Intéressement
20. Tickets restaurant
21. Complémentaire santé
22. CSE
23. Plan d'épargne retraite / Prévoyance
24. Prime de crèche
Poste à pourvoir le 1er septembre .
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