Assistant administratif / assistante administrative de projet (h/f)

Contexte :
La Fédération nationale Terre de Liens rassemble en son sein les 19 associations territoriales Terre de Liens et coordonne sur ses thématiques un certain nombre de réunions de travail/ séminaires tant en interne (salariés et bénévoles) qu’avec des partenaires externes.
La.e chargé.e de la vie associative a pour rôle de faciliter le travail quotidien à la fois de l’équipe et du conseil d’administration, apportant efficacité et sérénité, au service d’un réseau national en plein « changement d’échelle ». Il ou elle contribue à la communication interne car ce poste est au carrefour de l’activité de la direction, du conseil d’administration et des pôles.

Pour la réussite de ce poste, l’autonomie et la proactivité sont des qualités clés.

Ce poste est un remplacement de congé maternité. La.e chargé.e de la vie associative intégrera plus spécifiquement l’équipe « Gestion » (6 salarié.es) au sein de l’équipe de la Fédération (30 salarié.e.s), dont la plupart sont à Crest dans la Drôme.

Missions et activités :

Encadré.e par le responsable administratif et financier, la.e chargé.e de la vie associative exercera les missions suivantes :
1/ Gestion administrative et logistique (50%) :
- Logistique des instances associatives (assemblée générale, conseil d’administration et bureau) et de temps forts du mouvement
- Recueil et traitement continu des besoins en secrétariat et service généraux
- Gestion du courrier, des locaux, du matériel, des stocks et des archives (papier et numériques)
- Remontée d’informations annuelles :
> collecte et compilation des indicateurs stratégiques nationaux et régionaux
> coordination du rapport d’activité de la fédération
- Communication :
> actualisation et diffusion régulière au sein du mouvement d’un calendrier des réunions nationales
> gestion du carnet d’adresses et diffusion d’informations ponctuellement
> relecture et mise en forme de documents

2/ Soutien à la vie d’équipe (40%) :
- Organisation des réunions internes : agenda, logistique, ordres du jour et déroulés, comptes rendus, suivi des décisions
- Organisation de temps conviviaux
- Production, mise à jour et diffusion d’outils et de procédures
- Diffusion des offres d’emploi, gestion des candidatures, accueil des nouveaux…
- Veille à la qualité d’intégration des salarié.es à distance (facilitation logistique, accueil des difficultés, force de proposition de pistes de solutions)

3/ Gestion numérique et informatique (10%) :
- Gestion du matériel informatique
- Création de boites mail et gestion de listes de diffusion pour le compte du réseau associatif
- Coordination d’un prestataire externe
Des missions complémentaires pourront par ailleurs être confiées en fonction des besoins de l’activité.