Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de Direction trilingue (français, espagnol et anglais), proactif(ve) et hautement organisé(e), pour rejoindre notre start-up à Marseille. La personne sélectionnée sera un pilier fondamental pour la direction de l'entreprise, accompagnant le CEO dans la mise en place de l'entreprise et l'activation des différentes activités, assurant le bon fonctionnement administratif et communicationnel, et immergée dans un contexte d'interaction international.
Les responsabilités principales incluront :
- Gestion administrative :
o Gérer et coordonner l'agenda de la direction (réunions, rendez-vous, déplacements).
o Organiser et préparer les réunions internes et externes (réservations, supports, rédaction de comptes-rendus).
o Gérer le courrier électronique et la correspondance.
o Organiser les voyages d'affaires nationaux et internationaux (réservations de vols, hôtels, transferts).
o Coordonner la logistique d'événements corporatifs.
- Support à la direction :
o Rédiger, réviser et formater des documents variés (rapports, présentations, notes).
o Préparer et suivre les dossiers administratifs.
o Coordonner et suivre les projets en cours.
o Développer, gérer et mettre à jour les tableaux de bord de la direction. Identification des KPI nécessaires pour assurer la performance de l'entreprise et des activités clés.
- Gestion des communications avec des clients et fournisseurs :
o Établir des canaux de communication efficaces avec nos clients situés dans différentes parties du monde, avec un sens du service et de la disponibilité.
o Réaliser le suivi des commandes et de leur état jusqu'à la satisfaction du client.
o Traiter les commandes de matières premières et services.
o Assurer le suivi des factures et paiements.
Profil Recherché
Nous recherchons une personne dynamique, rigoureuse et discrète, dotée d'excellentes compétences en communication et capable de travailler de façon autonome, en particulier dans un environnement multilingue.
Exigences Indispensables :
- Formation : Diplôme de niveau Bac+2 (BTS SAM, BTS Gestion de la PME, ou équivalent).
- Expérience : Minimum 3 années d'expérience à un poste similaire, idéalement dans un contexte de direction ou international.
- Langues :
o Maîtrise parfaite du français (oral et écrit) est OBLIGATOIRE.
o Maîtrise parfaite de l'anglais (oral et écrit) est OBLIGATOIRE.
o Maîtrise parfaite de l'espagnol (oral et écrit) est OBLIGATOIRE.
- Compétences techniques :
o Maîtrise avancée du Pack Office 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
o Familiarité avec les outils de gestion (Henrri).
o Connaissance des outils de gestion des indicateurs (Power BI, Looker Studio, Tableau).
- Qualités personnelles :
o Excellent sens de l'organisation et de la planification.
o Proactivité et autonomie.
o Capacité d'adaptation et de gestion des priorités.
o Discrétion et sens aigu de la confidentialité.
o Excellente communication interpersonnelle dans un contexte multilingue.
o Attention au détail.
Conditions du Poste
- Type de contrat : CDI
- Durée du travail : Indiquer temps plein 35h
- Rémunération : À définir selon profil et expérience
- Localisation : Campus Luminy, Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur
- Date de prise de poste : Dès que possible.
- Travail en présentiel
Processus de Candidature
Si votre profil correspond à cette offre et que vous êtes motivé(e) à rejoindre notre start-up à Luminy dans un environnement défiant et dynamique, nous vous invitons à envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) via la plateforme France Travail.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.