Gestionnaire de formation continue f/h - 193/194

À propos de nous

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( ). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.



Le service commun Mission Formation Continue et Apprentissage de l’université de Toulouse à deux missions qui s’inscrivent dans une logique commune de formation tout au long de la vie et d’amélioration des compétences professionnelles en lien avec les branches professionnelles et les partenaires sociaux et institutionnels



Ses activités principales portent sur les domaines suivants :

- L’accueil, l’information, l’orientation et l’accompagnement des publics de formation continue

- La gestion administrative et financière de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage

- Le développement et l’offre de formation en vue de son accéssibilité en formation continue et apprentissage

Le ou la gestionnaire de formation est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable du Bureau des Diplômes Nationaux.


Mission

Le/la gestionnaire assure l’inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplomes Nationaux.

Ce bureau fait appel à 14 plateformes d’organismes différents, à 9 procédures et différents modes opératoires.



1- Assurer l’accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants

- Accueillir le public FTLV

- Identifier et analyser la demande

- Orienter vers l’interlocuteur et/ou le service adéquat à la demande

- Informer les différents publics

- Informer individuellement sur l’offre de formation, les conditions d’accès à la formation et sur les sources de financement possible.



2- Inscrire les stagiaires

- Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés en fonction de la situation du stagiaire

- Collecter des informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques

- Contrôler l’ensemble des pièces constitutives du dossier d’inscription

- Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis

- Assurer l’inscription administrative du stagiaire sur le logiciel APOGEE

- Assurer la saisie des données relativés aux stages et stagiaires dans le système d’information interne

- Etablir les conventions ou contrats de formation professionnelle



3- Assurer la gestion des stagiaires

- Assurer le suivi et la gestion des assiduités

- Etablir la pré-facturation et l’ajuster le cas échéant au vu de la présence effective du stagiaire

- Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives

- Gestion des factures impayées mensuellement

- Contribuer à l’établissement de la convention de stage en entreprise (le cas échéant)

- Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l’accompagner dans l’évolution de sa situation économique et sociale



4- Certifier les stagiaires

- Mettre en place les jurys et élaborer les convocations (le cas échant)

- Gérer l’édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des dtages (le cas échéant)

- Classer les diplômes

- Archiver le dossier des stagiaires



5- Assurer le suivi des diplômés

- Réaliser l’enquête sur l’insertion professionnelle (le cas échant)



6- Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social

- Informer le stagiaire de ses droits

- Constituer les dossiers de demande d’aide sociale auprès d’organismes tels que France Travail et la Région Occitanie



7- Participer à des manifestations institutionnelles grand public



8- Participer à la démarche Qualiopi

- Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre

- Etre amené en cas de contrôle qualité à être audité

- Participer aux réunions et aux groupes de travail sur l’amélioration continue



Conditions générales du poste

· Catégorie du poste : C

· Corps de recrutement : ATRF

· Quotité de travail : 100%

· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

· Poste ouvert uniquement aux contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

· Rémunération:

Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de l’expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

· Localisation géographique : MFCA


Profil

Connaissances :

L’offre de formation de l’Etablissement, l’organisation et le fonctionnement de l’Université de Toulouse, la règlementation en matière de formation professionnelle.



Savoir faire technique :

Maîtrise des systèmes d’information interne et de gestion (plateformes, logiciels)

Maîtrise et utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel, Access, Power point, Messagerie)

Capacité à respecter l’organisation collective du travail

Organisation, rigueur et efficacité (respect des délais et des procédures, sens de l’organisation et attention portée à la qualité du travail effectué)



Savoirs comportementaux :

Dynamisme

Implication dans un travail de groupe,

Autonomie ;

Discernement et sens des intitiatives dans l’exercice de ses attributions ;

Capacité d’adaptation, capacité à travailler en équipe ;

Aptitude relationnelle avec le public, les professionnels de l’enseignement supérieur et les partenaires de la formation continue



Expérience souhaitée : 2 ans



Avantages :

* Contributions aux frais de transport en commun

* Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

* Contributions à la complémentaire santé

* Subvention restauration collective

* Chèques vacances

* Service social

* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

* Activités sportives et culturelles

* Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

* Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

* Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)

* Télétravail possible en fonction du poste

* 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé

* Possibilité d’aménagement du temps de travail

* Crèche

* Formations