La Direction de l'Asile pilote l'ensemble des Centres d'Accueil de Demandeurs d'Asile (CADA) et des dispositifs d'Hébergement d'Urgence pour Demandeurs d'Asile (HUDA) de l'association. Elle se veut également pôle appui-ressources pour les acteurs de terrain et porte une réflexion sur les évolutions jurisprudentielles du droit d'asile.
L'hébergement d'urgence pour demandeurs d'asile (Huda) de Trappes a pour mission de mettre à l'abri et d'offrir un hébergement aux demandeurs d'asile ainsi qu'aux personnes placées en procédure Dublin jusqu'à leur orientation en Cada, la fin de leur procédure d'asile, ou leur transfert vers un autre état membre.
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité hiérarchique du chef de service, vous êtes en charge de l'enregistrement de la comptabilité et de la gestion administrative de l'établissement.
Vos missions principales sont les suivantes :
- Tenue de la comptabilité de la structure (enregistrement (achats, banque, caisse), règlement des factures (contrôle, suivi participations & cautions des usagers, des avances ADA, des dépôts de garantie, émission des chèques ...) et rapprochements bancaires) ;
- Tenue de la caisse (suivi des entrées/ sorties, inventaires, livres de caisse, contrôle et rapprochement comptabilité...) ;
- Formalisation, transmissions de données, de documents, d'informations administratives, comptables, logistiques et RH (arrêts de travail, attestations, contrats, justificatifs, pièces...) ;
- Tenue des tableaux d'information et des affichages obligatoires (contrôle, mise à jour) ;
- Accueil physique, orientation vers les services internes et/ou externes ;
- Tenue du standard et des appels téléphoniques, orientation vers les services internes/externes et prise de message ;
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, classement, diffusion, affranchissement, expédition...) ;
- Réalisation des achats, suivi du stock et approvisionnement d'un appartement et/ou d'un local en équipements, produits, petits matériels et/ou fournitures ;
- Gestion des tickets restaurant (réception, enregistrement, distribution, contrôle) ;
- Tenue des dossiers du personnel (copie des contrats, arrêts maladie, justificatifs transports...) ;
- Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
- Demande de devis (travaux, installations, réparation, dépannage...) ;
- Tenue de la planification des activités des salariés de la structure (présences, absences, évènements...) pour suivi, validation et diffusion ;
- Rédaction, modification d'écrits professionnels (courriers & notes administratives diverses, rapports d'activité, règlements de fonctionnement, contrats de séjour usager...) ;
- Renseignement d'une base de données "métiers" et/ou de tableurs Excel (comptafirst, foyerfirst, portails Asylweb, DN@, statistiques et indicateurs, parc logements, logiciel Gestion des Temps...).
Expériences / Formation :
Vous êtes titulaire d'un diplôme supérieur (Bac+2) dans les filières de l'assistanat de gestion (BTS/DUT assistant gestion), de manager avec option comptabilité.
Expérience professionnelle de 3 ans minimum sur un poste similaire appréciée.
Compétences : Vous êtes capable de tenir à jour les documents nécessaires à la saisie des informations pour le service. Vous savez gérer un planning. Vous êtes capable de repérer des erreurs administratives et/ou des erreurs d'enregistrement de données. Vous savez et appréciez travailler en équipe.
Connaissances : Vous avez de bonnes connaissances en comptabilité et gestion administrative. Vous connaissez les procédures administratives internes et les techniques de traitement de l'information.
CDI temps plein (39h/semaine) à pourvoir dès que possible.
Salaire à partir de 26 544€ bruts annuels selon CC France terre d'asile et expérience.
Mutuelle groupe + tickets restaurant + remboursement 50% transports en commun.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Collecter les éléments d'activité du personnel,Contrôler l'état des stocks,Classer des documents,Préparer les éléments constitutifs de la paie,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Structurer, synthétiser des informations
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
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