Adjoint(e) de direction - cadre administratif(ve) de pôle (h/f)

[61415] CHU DE MONTPELLIER
En collaboration et sous l'autorité directe du Coordonnateur Général de l'IFMS (CGI), l'adjoint(e) de direction pilote la mise en oeuvre des décisions prises avec le Coordonnateur Général dans les domaines administratifs et financiers. Il/Elle participe à la conception, l'élaboration et la mise en oeuvre du projet stratégique de l'IFMS décliné dans les projets de chaque instituts et écoles de l'IFMS.
Membre de l'équipe de direction de l'IFMS, il/elle assure la gestion des affaires générales de la direction de l'IFMS, co-organise la gestion financière et du personnel avec le CGI, coordonne les activités des différents services : administratif, technique et logistique, résidence étudiante, maintenance, centre de ressources documentaires.
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Conception et rédaction des documents techniques en lien avec le champ d'activité de la direction de l'IFMS (convention interne et externe, partenariat, appels à projet)
- Conseils et expertises auprès du CGI concernant les choix, les projets de l'IFMS
- Coordination des plans d'actions pour la mise en oeuvre des orientations validées dans le projet stratégique de l'IFMS (perspectives à moyen et long terme) en partenariat avec les 9 directeurs des instituts et écoles
- Conception et suivi des tableaux de bord de pilotage de la direction de l'IFMS (projet stratégique, projets des instituts et écoles, Suivi des formations continues, indicateurs qualité - satisfaction - aléas)
- Aides et conseils auprès des directeurs des 9 instituts et écoles dans la gestion des dossiers propres à chaque institut (agrément, qualité, appels à projet, rapport d'activités)
- Coordination des personnels pour un fonctionnement optimal des services d'appui aux écoles (DRH de site, Centre de ressources documentaires, Centre technique et logistique)
- Encadrer les équipes administratives de la direction de l'IFMS
- Organiser et s'assurer de la diffusion de la veille réglementaire et professionnelle
- Participe au plan de communication interne et externe
Encadrement de proximité :
· Travail en collaboration avec l'ADCH en charge des finances et du personnel
· Coordination du travail des agents du Centre Technique et Logistique (2 agents) en charge de toute la logistique de l'IFMS, de la Reprographie et de la Résidence étudiante ainsi que de la maintenance technique et audiovisuelle et de la gestion des salles de cours
A compléter selon évolution de l'organigramme
ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
Projets institutionnels
-Valider avec le CGI et les directeurs des écoles et instituts les orientations du projet stratégique de l'IFMS. Organiser et planifier les temps d'élaboration.
-Participer à l'instruction, l'élaboration et l'évaluation des projets de la direction de l'IFMS ainsi que leur déclinaison opérationnelle
-Suivre le calendrier des appels à projets équipements, régionaux ou nationaux. Présenter les projets au CGI pour validation. Assurer un suivi de l'avancement des appels à projet en lien avec les directeurs des instituts ou écoles
-Participe au projet de restructuration architecturale de l'IFMS
Pilotage et tableau de bord : La direction de l'IFMS assure la cohérence de projets des 9 instituts. Elle est garante de la qualité des prestations en formation initiale et continue. Pour ce faire, elle suit un ensemble d'indicateurs administratif, financier, GRH, Qualité - Résultats - satisfactions.
Centraliser et adresser à la Direction Générale le Rapport d'activités annuels de l'IFMS : Synthèse des rapports d'activités rédigés par les directeurs des 9 écoles et instituts au format validé institutionnellement.
Tenir à jour les tableaux de bords et en assurer le reporting auprès du CGI
Organisation et fonctionnement de l'IFMS
Organiser et planifier les réunions de coordination de direction de l'IFMS préparés avec le CGI (ordre du jour et secrétariat de séance). Réunions dont les objectifs sont:
- La transmission des informations institutionnelles CHU ou externes aux directeurs des instituts et écoles
- Aide et appui auprès des directeurs pour faciliter l'avancement des projets de chaque instituts et écoles
- Reporting des indicateurs principaux d'avancement du projet stratégique de l'IFMS
Etudier, prioriser et valider les projets et besoins courants avant d'en référer au CGI.
Assurer avec le CGI selon la répartition validée, l'interface entre l'IFMS et les directions fonctionnelles.
Description du profil recherché:
SAVOIR FAIRE REQUIS :
Compétences techniques
-Conduite de projet
-Etablir - évaluer - optimiser un budget
-Suivi RH et développement des compétences
Compétences relationnelles
Développer des liens utiles au fonctionnement