Description du poste
MISSIONS GENERALES
Assurer le secrétariat des médecins de Dermato-Allergologie.
MISSIONS PERMANENTES
Gestion des mails des divers interlocuteurs, médecins, patients, médecins traitants……
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Prise des rendez-vous de consultations lors des demandes par email et régulièrement report des consultations en cas de changement, envoi des convocations aux patients soit par email ou par courrier.
Saisie, relecture, correction, impression, envoi et archivage après validation des CRH, CRO et CR de consultation du Pr Soria, Dr Dutheil, des attachés, des internes, ainsi que des comptes rendus opératoires
Classement et archivage des courriers et de divers documents et scanner des examens de l’HDJ HDS Dermatologie
Participation aux activités de recherche et d’enseignement des médecins notamment organisation et gestion de la capacité d’allergologie avec le Pr SORIA
· Vérification des dossiers pour les protocoles du service pour l’Allergologie, interactions avec les laboratoires et les médecins (mails, téléphone, présentiel le jour du rendez-vous), demande de dossiers aux archives.
Dans le cadre de la communication du dossier médical à la demande du patient : reproduction et envoi des documents à communiquer.
Collaboration à la continuité du secrétariat, notamment pendant les congés ou absences diverses au sein de l’équipe des secrétaires médicales du service.
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) :
Encadrante AMA : Sona ALBOT
Cadre administratif du DMU : Tiaré ADER
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FONCTIONNELLES : Equipes médicales et paramédicales du service, cadre de santé, équipe du DMU et de l'hôpital (services cliniques et médico-techniques, logistiques, services administratifs…), Direction des relations avec les usagers…
QUOTITE DE TRAVAIL
50%
HORAIRES DE TRAVAIL
Amplitude horaire entre 8h17h
Horaire de l'agent : 9h 12h30
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtriser les outils du SIH : ORBIS, STARE, MEDIWEB, GDM, ZOOM
Maîtriser l'outil informatique : Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point
Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critique
Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés, en faire une synthèse
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissance de l'environnement hospitalier
Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage.
QUALITES PROFESSIONNELLES
• Discrétion
• Sens des responsabilités
• Curiosité intellectuelle
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Esprit d'équipe
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de la communication
• Disponibilité, assiduité, ponctualité
PRE-REQUIS
Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou avoir réussi aux épreuves du concours de secrétaire médicale
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Formations institutionnelles proposées
FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL
FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE
Oui X Non
Si Oui, précisez
GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS
Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP
Oui X Non
SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »
PERSONNE A CONTACTER
Sona ALBOT : Encadrante AMA
Téléphone : 01.42.17.57.68
Adresse mail : sona.albot@aphp.fr
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtriser les outils du SIH : ORBIS, STARE, MEDIWEB, GDM, ZOOM
Maîtriser l'outil informatique : Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point
Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critique
Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés, en faire une synthèse
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissance de l'environnement hospitalier
Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage.
QUALITES PROFESSIONNELLES
• Discrétion
• Sens des responsabilités
• Curiosité intellectuelle
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Esprit d'équipe
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de la communication
• Disponibilité, assiduité, ponctualité
PRE-REQUIS
Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou avoir réussi aux épreuves du concours de secrétaire médicale
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Formations institutionnelles proposées
FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL
FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE
Oui X Non
Si Oui, précisez
GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS
Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP
Oui X Non
SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »
PERSONNE A CONTACTER
Sona ALBOT : Encadrante AMA
Téléphone : 01.42.17.57.68
Adresse mail : sona.albot@aphp.fr
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