Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, le service "soutien" est chargé d'apporter une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président. Il contribue à faciliter la circulation de l'information au sein de la direction et plus globalement au sein des services de la Métropole Nice Côte d'Azur et de la Ville de Nice.
Vous serez en charge de l'organisation et de la réalisation des tâches de secrétariat, de l'accueil et de la prise d'appels téléphoniques, de la réception, du traitement et et de la diffusion d'informations, ainsi que de la constitution et le suivi de dossiers.
Vos missions principales seront :
* La dactylographie et la mise en forme de documents :
- vous assurerez la saisie et la rédaction de notes et courriers, mettrez en page des documents, et transmettre pour validation et suivi du circuit de signature,
- vous rédigerez des projets de réponses aux courriers reçus,
- vous établirez des tableaux de bord et de suivi,
- vous participerez aux réunions nécessitant la présence du secrétariat pour prise de notes et rédaction de comptes-rendus.
* La tenue de l'agenda de votre supérieure hiérarchique :
- vous tiendrez à jour l'agenda électronique de votre supérieur,
- vous organiserez des réunions de travail et des rendez-vous,
- vous préparerez et centraliserez les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous,
- vous gérerez les déplacements et les réservations (véhicules, chauffeurs, etc...),
- vous apprécierez et gérerez les urgences et organiserez les priorités.
* L'accueil direct et téléphonique :
- vous accueillerez, filtrerez et orienterez les communications et les personnes,
- vous prendrez des messages et délivrerez des renseignements sur l'état d'avancement des dossiers,
- vous constituerez et mettrez à jour les contactes téléphoniques.
* La constitution de dossiers et le classement :
- vous collecterez les informations transversales nécessaire à la constitution d'un dossier,
- vous veillerez à l'harmonisation des dossiers,
- vous gérerez les retours d'information concernant les dossiers,
- vous suivrez les dossiers et les e-courriers.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 4
- Accès Tramway T1 : Arrêt "Opéra Vieille-Ville"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON
- Temps partiel possible : NON
- Travail en open-space : OUI
- Accessibilité PMR : OUI
- Télétravail : OUI
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP ou BAC/BAC en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience similaire souhaitée, idéalement au sein d'une administration publique.
Compétences :
- vous connaissez le fonctionnement et les compétences de la collectivité,
- vous maîtrisez les procédures administratives associées,
- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(euse),
- vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- vous possédez un bon sens relationnel,
- vous êtes disponible et réactif(ive),
- vous savez respecter la confidentialité des informations traitées.
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