Secrétaire administratif / secrétaire administrative (h/f)

Mission générale :
Assurer le soutien administratif et opérationnel du Siège de l'Association, en appui au service RH et à l'assistante de direction, tout en participant à la bonne organisation interne et à la communication de l'association. Le poste contribue également à la renommée et à l'image professionnelle du Siège.

Attributions :

1. Secrétariat général et administration
- Maîtriser le fonctionnement du Siège et le rôle de chacun.
- Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques vers les personnes concernées.
- Réaliser les travaux administratifs confiés et assurer l'archivage des dossiers.
- Communiquer toutes les informations importantes à la hiérarchie.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et collaborateurs.
- Suivre les consommations du siège (électricité, gaz, copies, affranchissement, etc.) et gérer les consommables.
- Gérer les bacs de tri
- Gérer le courrier entrant/sortant (poste et chèques).
- Assurer le suivi et la maintenance du Siège.

2. Appui à l'Assistante de direction
- Organiser la location et la réservation des salles de réunion.
- Participer à la réflexion et veille pour l'élaboration des contenus de communication.
- Créer des visuels et supports divers pour la communication interne et externe.
- Rédiger des documents et suivre l'administratif pour l'organisme de formation.
- Saisir les descriptifs de formation, assurer le mailing et le phoning divers.
- Suivre les travaux et projets en cours au siège.

3. Appui au service RH
- Récupérer et archiver les attestations de mutuelle pour les salariés dispensés.
- Gérer les entrées et sorties des salariés (contrats, DPAE, mutuelle, etc.).
- Mettre à jour les notes de service et les différents formulaires.
- Réceptionner, vérifier et enregistrer les demandes de congés et de repos compensateur.
- Transmettre les informations au Responsable Unique du Personnel (RUP) et envoyer les rappels des échéances (RQTH, visites médicales, entretiens annuels et professionnels) aux directeurs concernés.