Secrétaire médicale h/f

Secrétaire médicale H/F
Psychiatrie adulte - Secteur SUD
CDD long temps plein 100%

La filière sectorielle
La filière sectorielle du nouveau projet médical d’établissement réunit les structures de soins ambulatoires (CMP, SAD, CATTP, HDJ) des secteurs nord, centre et sud ainsi que trois unités d’hospitalisations temps plein, ouvertes, de 25 lits chacune (une par secteur). Le projet de la filière sectorielle s’appuie sur trois grands fondements :
- La possibilité offerte aux personnes concernées de co-construire leur projet de soin avec les professionnels de santé mentale afin d’accompagner au mieux leur processus de rétablissement,
- Le respect de leur autodétermination,
- La réussite de leurs projets propres et leur inclusion sociale.

Présentation du secteur Sud
Le Secteur Sud est un secteur de psychiatrie adulte générale comprenant des services d’hospitalisation et des activités ambulatoires.
Sur le site de Clermont-Ferrand, il comprend une unité d’hospitalisation temps plein de 25 lits, un HDJ/CATTP, un CMP au C6 ainsi qu’un Service Infirmier de Soins à Domicile.
Sur le site d’Issoire, il comprend un CMP/CATTP et HDJ ainsi qu’un Service Infirmier de Soins à Domicile. L’équipe pluri-disciplinaire du CMP d’Issoire assure une activité de psychiatrie de liaison avec un certain nombre de structures médico-sociales du territoire (ESAT, FAM/MAS…) ainsi qu’avec les urgences du CH d’Issoire.
Est également rattachée l’activité du Services de Soins aux Personnes en Situation de Précarité.
L’équipe pluridisciplinaire est composée de psychiatres, d’un médecin généraliste, d’un cadre supérieur de Santé, de cadres de santé, de psychologues, d’assistants de service social, de secrétaires médicales ainsi que des équipes soignantes en hospitalisation temps plein et en ambulatoire.
La secrétaire fait partie de l’équipe pluridisciplinaire et en est un pivot.

Rattachement hiérarchique
La secrétaire est sous la responsabilité hiérarchique du médecin - chef du Secteur Sud.
La secrétaire a des liens fonctionnels avec les médecins psychiatres du CMP, de l’hospitalisation temps plein, les cadres de santé et le cadre supérieur de santé du Secteur Sud.
Le périmètre du présent poste comprend la référence de secrétariat du site de Clermont-Ferrand C6.

Missions principales
Activité CMP
- Gestion du secrétariat médical du CMP : accueil physique et téléphonique des patients, orientation des patients, prise de rendez-vous et gestion des agendas Outlook de l’équipe pluridisciplinaire du CMP
- Gestion des premières demandes de consultation et travail en collaboration avec la consultation IDE de première intention et le SAD
- Organisation, planification et participation aux réunions de l’ambulatoire, participation aux réunions organisationnelles et rédaction des comptes rendus
- Rédaction de certificats médicaux, comptes rendus de consultation et suivi des échéances pour les patients en programme de soin
- Gestion des signalements
- Développement de supports de communication
- Suivi des indicateurs de l’activité / tableaux de bord

Activité Hospitalisation temps plein
- Participation aux réunions / flash les matins
- Suivi des entrées /sorties
- Rédaction des comptes rendus et lettres de liaison du service d’hospitalisation temps plein
- Rédaction des certificats médicaux de soins sans consentement et suivi des échéances
- Organisation, planification des synthèses et rencontre avec les familles et autres intervenants
- Gestion médico-administrative des transferts inter établissements (accords de transfert)
- Coordination médico-administrative avec les autres secrétariats du secteur Sud, du CHSM et en provenance de l’extérieur pour la gestion des demandes d’hospitalisation temps plein / Suivi et mise à jour des demandes
- Suivi des indicateurs de l’activité dont la DMS / tableaux de bord

Activité CATTP/HDJ
- Gestion des demandes d’admission au CATTP provenant de l’établissement et autres
- Gestion des demandes d’admission à l’HDJ
- Rédaction des projets de soins individualisés des patients
- Rédaction des comptes rendus médicaux : admission et fin de prise en charge / lettre de liaison à adresser au médecin traitant et psychiatre référent
- Suivi du nombre de patients pris en charge et sur quel type de soins/activités
- Rédaction de projets et Développement de supports de communication sur les ateliers thérapeutiques proposés
- Participation aux réunions

Activité SSAD
- Régulation et gestion des appels concernant les interventions du SSAD intensif
- Assurer la coordination médico-administrative des parcours de soins des patients
- Gestion des agendas et planning des professionnels par délégation (outlook)
- Suivi des indicateurs de l’activité quantitatif et qualitatif avec l’utilisation de tableaux de bord

Missions générales au sein de la structure
- Assurer la coordination médico-administrative des parcours de soins des patients
- Gestion médico-administrative des demandes de communications/saisies de dossier médical
- Création et gestion des dossiers patients informatisés, suivi et mise à jour des éléments administratifs (intégration des pièces nécessaires, mise à jour sous Cariatides, scannérisation, classement des documents)
- Gestion de l’archivage des dossiers patients
- Rédaction du Rapport Annuel d’Activité
- Gestion des bons de transport
- Gestion et planification des réunions (préparation logistique, supports de présentation, prise de notes, rédaction des comptes rendus)
- Gestion des commandes de fournitures (vérification des besoins, réception et rangement) et des matériels informatiques, photocopieurs, scanners, téléphones
- Participation à la démarche qualité (CREX, IQSS et autres) / gestion des risques
- Encadrement des stagiaires
- Missions administratives en lien direct avec le médecin Chef du Secteur (gestion de l’agenda, délégations de missions organisationnelles, courriers, mails et autres documents)

(Missions pouvant évoluer en fonction des besoins organisationnels)