Au sein des équipes COO GMD Europe, vous occupez les fonctions de : Assistant(e) personnelle du responsable mondial Debt Capital Markets, Primary Credit et SET Paris Assistant(e) des équipes Debt Capital Markets SET Backup du secrétariat du responsable mondial de GMD Capital Market Financing et le cas échéant back up des autres assistant(e)s de GMD Paris. À ce titre, vos missions seront les suivantes : 1. Gestion des managers de Debt Capital Markets SET : Organisation de réunions, Visio / conférence calls, rendez-vous internes et externes, réservation des salles à manger de réception. Gestion d'agendas complexes et mouvants Organisation d'évènements professionnels, séminaires, Townhall, formations COMEX Rédaction compte-rendu / courriers divers Saisie et mise à jour DATA (Organigrammes, annuaires, listings, liste de distribution) Organisation des déplacements professionnels (en France et à l'étranger, réservation de billets avion & train, hôtels, préparation de mémos de voyage, coordination avec les assistantes CACIB dans les pays de destination). Filtrage des appels téléphoniques. Gestion du courrier. Préparation de dossiers, impression et mise en forme de documents. Mise à jour et exploitation des bases de données internes. Gestion des notes de frais, gestion des voyages. Coordination avec les autres assistantes pour assurer la continuité en cas d'absence (maladie ou congés). 2. Gestion des équipes DCM SET : Gestion des notes de frais (contrôle de 1er niveau et saisie) et constitution des bons à payer sur les factures. Gestion des fournitures, organisation et mise en œuvre du classement, de l'archivage des dossiers. Gestion du courrier et suivi des plis avec coursiers. Gestion et suivi des abonnements presse. Saisie des demandes de support IT (demande PeopleOnboarding ou FTE) pour allocation d'un téléphone, du mouvement d'un collaborateur. Onborading / offboarding Space Planning Le cas échéant gestion des nouveaux arrivants : s'assurer que le nouvel arrivant aura ses différents accès et outils opérationnels le jour de son arrivée, lui fournir le support nécessaire auprès des équipes IT et exploitation pour qu'il obtienne les bons accès et les bons contacts. Gestion des MMB, Primary Credit Comex. 3. Mise à jour des outils de communication de DCM SET : Suivi des mouvements d'effectifs avec le pôle COO DCM & SET. Gestion et mise à jour de l'organigramme général et des équipes des N-1 DCM SET Gestion et mise à jour des listes de distribution DCM &SET. Support à l'on-boarding, l'off-boarding des collaborateurs. Organisation des évènements métier (COMEX, MOCCA) Support aux bonnes conditions de travail (outils, locaux, travaux…) 4. Gérer les cycles de facturation DCM :Facturation : saisie et traitement des factures sur les différents outils : T360, SLFI, Share mise à jour du fichier en support à la business manager. 5. Coordination/ contribution à des activités transverses en support au Business Manager. Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction similaire. Formation Bac2/3 en (Secrétariat - assistanat de Direction)
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