Missions du service – positionnement de l’agent : Sous l'autorité hiérarchique du responsable, l’assistant(e) de gestion administrative de la Maison des Solidarités Départementales assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d’informations internes et externes. Il/elle intervient plus spécifiquement au sein du Pôle « Enfance ». Tâches confiées : Suivi administratif des enfants confiés Suivi des calendriers de visite et des tableaux de mesures par référent ASE ; Gestion des échéanciers de toutes les mesures judiciaires et administratives ; Organisation du calendrier, participation et compte-rendu des synthèses et des réunions ; Suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d’un enfant confié (autorisation de sortie, inscription scolaire, etc.) ; Préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse ; Participation à l’organisation des sorties. Accueil physique et téléphonique du public (lors des astreintes ou en cas d’absence des collègues référentes) Accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la Maison des Solidarités Départementales et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs. Prise d’informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux ; Suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant). Mise en forme, classement des documents et gestion des archives Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques, Archivage physique et électronique des dossiers individuels. Profil Profil recherché : sens du service public, des responsabilités ; Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.) ; Maîtrise de l’ outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l’usager (SOLIS) ; Aptitude à communiquer et à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire ; Informations contractuelles Pourquoi nous rejoindre ? 25 jours de congés 22 RTT - 40 jours de télétravail/an (selon nécessités de service) Formation initiale et continue en interne - Perspectives de mobilité et évolution de carrière Remboursement partiel des frais de transports en commun domicile-travail Participation à la mutuelle santé et prévoyance santé Cartes restaurants (28€ de contribution agent pour 70 €), CNAS Le Département de la Haute Marne propose à ses agents l’accès au Label Team, un programme d’activités sportives et culturelles gratuites ou à participation financière, tout au long de l’année
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