Assistant administratif référent siège h/f (h/f)

Raison d'être :

Le/la Assistant(e) référent(e) siège Actifs et Développement assure la gestion administrative, commerciale et contractuelle des actifs publicitaires OOH en lien avec les collectivités, les bailleurs et les régions, tout en garantissant la qualité et la fiabilité des informations dans les outils de suivi.

Missions :

Rattaché(e) à la Responsable Process des Actifs et Développement, le/la Assistant(e) Référent(e) Siège Actifs et Développement assure, dans le cadre de ses responsabilités, les missions suivantes sans que cette liste ne soit exhaustive :

Interface avec les collectivités et les régions :

-Assurer le rôle de point d'entrée pour les appels et les mails des collectivités et des concédants en lien avec le Contract Manager.
-Assurer la coordination entre les entités régionales et le siège, en garantissant la bonne circulation de l'information.

Suivi commercial et administratif des contrats OOH :

-Gérer et suivre les contrats OOH, tant sur les volets commerciaux qu'administratifs.
-Vérifier la cohérence des informations contractuelles dans les outils de gestion.
-Mettre à jour les fichiers, conventions et documents liés aux contrats en cours.
-Appliquer les décisions stratégiques en matière de gestion des actifs OOH.

Contrôle et fiabilité des données :

-Être garant de la qualité des données dans l'outil de gestion de la relation client.
-Assurer la validité des contrats créés par les régions.
-Participer aux audits mensuels (exports BI) en validant l'intégration des modifications dans les systèmes.

Gestion financière et facturation :

-Contrôler et valider les factures émises par les bailleurs.
-Vérifier et approuver les demandes de paiements de redevances émises par les régions (chèques, virements).
-Suivre la planification et la validation des échéances pour les loyers supérieurs à 2 000 €.
-Assurer un suivi mensuel des charges (doubles charges, masse bailleurs).

Suivi et reporting :

-Produire et suivre les rapports réguliers (hebdomadaires, mensuels, bimestriels) sur l'activité contractuelle.

Traitement du courrier :

-Gérer la réception et l'envoi du courrier entre les régions et le siège.