Assistant d'unité (h/f)

Adecco leader mondial de l'intérim, vous propose un poste au sein de la RATP situé à Fontenay sous Bois en tant que Assistant d'unité h/f.

Vos missions seront les suivantes :

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Gestion quotidienne et coordination.
- Assurer la gestion, l'organisation et la coordination quotidiennes de l'unité : fourniture de bureaux, gestion des absences (pointage dans TRANSAT), planning des congés, organisation de séminaires, gestion du matériel et de l'équipement (téléphones, matériel informatique, EPI, etc.)
- Participer à la gestion administrative des agents de l'ADO-IE (réservation des déplacements, ODM, certificat d'assurance, etc.)
- S'assurer du pointage de l'ensemble de l'unité dans GA
- Rédiger le compte rendu de réunion d'unité
- Assurer un suivi des retours des enquêtes satisfaction
- Réaliser un soutien ponctuel en cas d'absence d'assistant(e) dans une autre unité

Gestion des outils, archives et commandes.
- Mettre à jour ANTILOPE et être le correspondant archivage de l'unité
- Gérer les différentes commandes (SIMET, E-Doc, E-Proc)
- Établir les dépêches et GEDEM pour assurer le bon fonctionnement des différents outils
- Gérer les abonnements aux revues
- Assurer la gestion et le suivi des commandes (bons de commande)

Gestion des locaux et équipements.
- Collecte du courrier
- Contact avec la gestion de l'établissement, signalement des matériels déficients
- Mise à jour des casiers et boîtes aux lettres

Procédures comptables et budgétaires.
- Contribuer au respect des procédures comptables et budgétaires (gestion des bases de données)

Interface et communication.
- Assurer l'interface avec le secrétariat général de l'UITP
- Assurer la gestion de la communication de l'ADO-IE (réalisation de posts pour l'intranet MOP)

Cette liste n'est pas exhaustive ; les assistant(e)s peuvent être amené(e)s à effectuer des activités supplémentaires, en fonction de la spécificité de leur(s) unité(s).

1. Mission gestion des activités annexes


- Assurer le suivi financier du contrat et établir les conventions avec les unités EPIC si nécessaire
- Participer à l'animation du programme FAST
o Envoi des convocations
o Tenue des états de présence en formation et réservation des salles
o Suivi administratif (notamment quand les candidats sont externes à l'EPIC)
o Soutien du coordinateur FAST

- Participer à l'animation qualité du processus EEP
Mission intérim de 3 mois (possiblement renouvelable).
Poste basé à FONTENAY SOUS BOIS
Horaires du lundi au vendredi : 9h -12h /13h -17h

- Connaissances et compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques dont Word, Excel, Project et PowerPoint
Maîtrise des outils TRANSAT, MERCURE, I-Procurement,
Notions en comptabilité

- Compétences organisationnelles et qualités personnelles
Esprit d'analyse et de synthèse
Réactivité et gestion des priorités
Rigueur et autonomie
Discrétion et confidentialité
Disponibilité
Bon relationnel
Travail en équipe
Maîtrise de l'écrit

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