Assistant(e) global(e) / assistant(e) commercial(e) et opérations

Rattachement


Le poste est rattaché à la Direction / aux fonctions de développement de MAEKN, avec une intervention transversale auprès des équipes commerciales, partenaires CGP, sociétés de gestion et fonctions support.


Contexte


Dans le cadre du développement de son activité, MAEKN recherche un(e) assistant(e) global(e) capable d’accompagner la structuration et le déploiement de ses services. L’entreprise développe une plateforme d’investissement digitale à destination des conseillers en gestion de patrimoine, leur donnant accès à une offre large de produits digitalisés, à un accompagnement middle et back-office, ainsi qu’à un pilotage fluide du commissionnement et du suivi des dossiers. En parallèle, MAEKN s’appuie sur une logique de CRM dédiée aux CGP afin d’assurer un suivi qualitatif des partenaires, de leurs opportunités commerciales et de leur activité. Dans ce contexte de croissance, le poste constitue une fonction centrale de coordination, d’appui opérationnel et de fiabilisation des process.


Finalité du poste


L’Assistant(e) global(e) MAEKN a pour mission d’assurer le bon fonctionnement administratif, commercial et opérationnel de l’activité au quotidien. Il ou elle intervient comme point d’appui transversal entre les équipes internes, les partenaires CGP, les sociétés de gestion et les différents outils de pilotage. Son rôle est de fluidifier les échanges, de garantir la qualité du suivi des dossiers, d’assurer la bonne tenue du CRM et de contribuer à la qualité de service offerte par MAEKN. Ce poste demande à la fois rigueur, sens de l’organisation, polyvalence et capacité à évoluer dans un environnement entrepreneurial en structuration.


Missions principales


1. Suivi administratif et opérationnel de l’activité


L’assistant(e) assure le suivi courant des dossiers liés à l’activité de la marketplace, de MAEKN ONE, et de VendremaSCPI.Com. Il ou elle veille à la bonne réception des pièces, à la complétude des éléments, au respect des étapes de traitement et à la coordination avec les parties prenantes internes ou externes. Il ou elle participe à la fluidité du traitement middle et back-office, relance les interlocuteurs lorsque cela est nécessaire et s’assure de la traçabilité des échanges. Il ou elle contribue à la qualité d’exécution des opérations et au bon déroulement du parcours partenaire.


2. Gestion et animation du CRM CGP


Le poste comporte une dimension essentielle de gestion du CRM dédié aux conseillers en gestion de patrimoine. L’assistant(e) est chargé(e) de mettre à jour les fiches partenaires, de structurer les données commerciales (data SDG et documentations), d’assurer le suivi des contacts, des rendez-vous, des relances et des opportunités identifiées. Il ou elle veille à la fiabilité, à la cohérence et à la bonne exploitation des données dans une logique de pilotage commercial. Il ou elle peut également contribuer à la préparation de campagnes de communication, à la segmentation des partenaires et à la mise à disposition d’indicateurs utiles au développement de l’activité.


3. Appui commercial et relation partenaires


L’Assistant(e) global(e) intervient en support des équipes dans la relation avec les CGP et, le cas échéant, avec les sociétés de gestion partenaires. Il ou elle participe à la préparation des rendez-vous, à l’envoi de documents, au suivi des demandes entrantes et à la coordination des réponses. Il ou elle contribue à maintenir un niveau de qualité relationnelle élevé, en étant capable de répondre avec réactivité, professionnalisme et clarté. Il ou elle accompagne également la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs, afin de renforcer l’efficacité commerciale globale.


4. Suivi du commissionnement et des flux associés


Le poste comprend une mission de suivi administratif du commissionnement et des éléments liés à la rémunération des partenaires en lien avec le ou la responsable. L’assistant(e) peut être amené(e) à centraliser les informations utiles, vérifier les données transmises, suivre l’avancement des paiements et participer à la bonne mise à jour des tableaux de pilotage. Il ou elle contribue à sécuriser les flux, à limiter les oublis et à garantir une lecture claire des dossiers en cours. Sans se substituer aux responsabilités de direction, il ou elle apporte une rigueur indispensable à la fiabilité des traitements.


5. Contribution à la structuration des process et outils


Dans un environnement en développement, l’assistant(e) participe activement à la mise en ordre, à l’amélioration et à la formalisation des modes de fonctionnement internes. Il ou elle peut contribuer à la création de supports, de procédures, de tableaux de bord, de trames de suivi ou d’outils internes favorisant la productivité et la qualité de service. Cette dimension est importante, car le poste ne se limite pas à de l’exécution : il s’inscrit aussi dans une logique de structuration durable de l’activité. L’assistant(e) doit donc être force de proposition sur les améliorations simples, concrètes et utiles.


Profil recherché


Nous recherchons une personne rigoureuse, fiable, organisée et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode. Elle doit être à l’aise dans un environnement exigeant, en croissance, où l’autonomie, la réactivité et la polyvalence sont essentielles. Une première expérience dans une fonction d’assistanat commercial, d’assistanat de direction, d’administration des ventes, de back-office ou de coordination opérationnelle est souhaitée. Une sensibilité aux métiers de la gestion de patrimoine, de la finance, de l’assurance ou des services aux professionnels serait un véritable atout.


Compétences attendues


Le poste nécessite une excellente capacité d’organisation, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une vraie aisance dans l’utilisation d’un CRM. Une bonne qualité rédactionnelle, un sens du détail prononcé et une capacité à produire un suivi fiable sont indispensables. La personne doit savoir prioriser, relancer avec tact, traiter l’information avec confidentialité et maintenir un haut niveau d’exigence dans l’exécution. Elle doit également faire preuve d’un bon relationnel, tant à l’écrit qu’à l’oral, afin d’interagir efficacement avec des partenaires externes et des interlocuteurs internes de profils variés.


Qualités personnelles


Le ou la candidate idéal(e) se distingue par son sens du service, sa loyauté, sa discrétion professionnelle et son implication. Il ou elle aime les environnements où il faut à la fois exécuter avec rigueur et contribuer à construire. La polyvalence, l’esprit d’initiative, la capacité à anticiper et le goût du travail bien fait seront déterminants pour réussir dans ce poste. Une posture positive, structurée et orientée solution sera particulièrement appréciée.


Conditions et perspective


Ce poste s’adresse à une personne souhaitant s’inscrire dans un projet entrepreneurial ambitieux, avec une vision transverse de l’activité et un rôle central dans son organisation quotidienne. Il offre une exposition directe aux enjeux commerciaux, opérationnels et relationnels de MAEKN, ainsi qu’une forte proximité avec les équipes dirigeantes. À terme, la fonction pourra évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise et de la montée en puissance des outils, des process et du réseau partenaires.