À propos de nous
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
L’UFR Langues et Cultures Étrangères (LLCER-LEA) a une double vocation : former des spécialistes de langues, littératures et civilisations étrangères en formations « spécialistes et accueillir des spécialistes d’autres disciplines au Centre de Langues (CDL).
L’UFR Langues et Cultures Etrangères (LLCER-LEA) compte environ 2000 étudiants inscrits en formations Licence et Master. Le responsable de la scolarité et les secrétariats pédagogiques Licences et Masters accompagnent chaque année environ 1500 étudiants en Licence et environ 300 étudiants en Master au Pôle de Spécialistes.
Le Centre de Langues (CDL) qui fait partie intégrante de l’UFR LLCER-LEA a pour vocation d'enseigner et d’organiser des enseignements en langue vivante à destination des étudiants et des personnels provenant de toutes les composantes de l'université. Le CDL offre chaque année à plus de 7000 étudiants des enseignements en 13 langues étrangères (allemand, anglais, arabe, berbère, catalan, chinois, coréen, espagnol, hébreu, italien, japonais, portugais et russe).
L’équipe enseignante de l’UFR totalise environ 130 enseignants-chercheurs (titulaires et contractuels) à laquelle s’ajoute un plus de 100 chargés de cours (intervenants extérieurs).
L’équipe administrative est composée de 13 agents (titulaires et contractuels).
Mission
L’adjoint.e au RAF de l’UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l’autorité du Responsable administratif de l’UFR des missions d’accueil et de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers qui lui sont ponctuellement confiés.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels enseignants et administratifs) et externes (usagers)
- Participer à l’instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ; collaboration étroite avec la responsable administratif et financier
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiée (ex : habilitation dossiers pédagogiques des chargés de cours)
- Gérer le(s) agenda(s) des projets et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
- Participer à la préparation documentaire des Conseils d’UFR, des Réunions des responsables de formation et de département, des Conseils de Perfectionnement
- Assurer le lien entre l’UFR et les services centraux (scan de fichiers, frappe de documents, établissement, transmission et suivi des bordereaux visé s par le RAF)
- Envoi de courriel rappel, mise à jour de l’annuaire de l’UFR, rédaction / frappe de compte-rendu de réunions et conseils, d’attestations ainsi que d’autres documents administratifs selon modèle
- Alimenter des tableaux de suivi (ex : tutorat) ainsi que des tableaux de bord (ex : dossiers des chargés de cours)
- Organiser les opérations liées aux élections
- Mettre à jour les pages web de l’UFR
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe
COORDINATION UFR ET SERVICES CENTRAUX
- Rôle d’interface avec certains services centraux et partenaires extérieurs de l’UFR
- Assurer la coordination au sein de l’UFR de l’action des services centraux suivants :
· Service Logistique (service courrier, service manutention, service reprographie, service des clefs et serrures)
· Service du Patrimoine (gestion des menus travaux d’entretiens)
SUIVI DES COMMANDES DE L’UFR
En liaison avec le Responsable Administratif et Financier
- Etablir des demandes de devis auprès des fournisseurs de biens et de services
- Procéder à la saisie des commandes suivant la procédure établie sur l'application GFC
- Réceptionner et vérifier les livraisons
- Constater et enregistrer le service fait après livraison des marchandises
- Contrôler la gestion des stocks du matériel informatique et de bureau
- Tenir à jour l’inventaire des différents matériels
DOSSIERS PONCTUELS
· Chargé(e) du planning des salles de cours des formations de Licences et Masters de l’UFR LLCER-LEA
Participer à l’élaboration du Festival des Langues
Profil
Savoir :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques : bonne connaissance de l’environnement de l’Université
- Politiques, dispositifs et procédures propres à l’Université
- Environnement et réseaux professionnels
- Culture internet
- Connaissances et Application des techniques de communication
Savoir-faire :
- Techniques d’élaboration de documents
- Utilisation de logiciels spécifiques à l’activité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Capacité à travailler en autonomie tout en respectant des consignes hiérarchiques
- Capacité à travailler dans l’urgence
Savoir-être :
- Travailler en équipe
- Sens relationnel, goût pour le contact avec un public polyvalent exigeant
- Sens de l’organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Savoir naturellement rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Discrétion
- Disponibilité
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