PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
Avec ses filiales et ses partenaires stratégiques, la Caisse des Dépôts constitue le premier pôle financier public. Investisseur de long terme au service de l'intérêt général et du développement économique du pays, la Caisse des Dépôts se charge de plusieurs missions, dont la protection de l'épargne populaire, le financement et soutien du logement social, la gestion des mandats publics, l'accompagnement des Français dans leurs parcours de vie et la contribution au développement économique.
La Caisse des Dépôts Etablissement Public s'organise en quatre métiers : la Banque des Territoires, la Gestion d'actifs, la Gestion des participations stratégiques, et les Politiques sociales.
La Direction des Opérations et du pilotage de la Transformation Opérationnelle (DOT) a pour mission la simplification de l'organisation, la clarification des responsabilités, la maîtrise des risques opérationnels et l'amélioration de la performance opérationnelle afin de contribuer le plus utilement possible aux missions de la CDC.
Au sein de la DOT, la Direction de l'immobilier et de l'environnement de travail (SDPI) est chargée d'assurer la maintenance et la préservation du patrimoine mobilier et immobilier de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), la maîtrise des risques physiques et environnementaux, la fourniture des services logistiques à l'occupant, la gestion des archives de l'Établissement public (EP) ainsi que la restauration de l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs.
Le Département des Archives rattaché à cette direction est un acteur essentiel de la stratégie de gestion de l’information de l’Etablissement public. Il collecte, gère et valorise les archives et compte 21 collaborateurs, répartis en trois unités: Records management, Archives historiques et Centre des archives de Blois (conservation des archives physiques). En autonomie de gestion au regard du Service interministériel des archives de France (SIAF), le département conserve les archives historiques de l’EP. Il exerce ses missions dans le respect du cadre normatif et réglementaire archivistique.
L’unité Records management est constituée de 5 collaborateurs. Elle pilote la politique d’archivage de l’Etablissement Public, prend en charge les besoins de gestion documentaire de ses métiers, élabore les référentiels de conservation, gère la collecte des archives physiques des sites parisiens et est gestionnaire métier du Système d’archivage électronique, certifié NF 461 (mise en œuvre de l’archivage numérique opérée par des MOA et MOE dédiées).
Des projets structurants concernent actuellement l’unité : futur regroupement des sites parisiens à Austerlitz(projet CAMPUS à horizon 2027)et prise en charge des archives physiques associées ; mise en place du SIA Mnesys (en remplacement de Spark); projet de gouvernance documentaire visant à renforcer l’organisation documentaire numérique des métiers au regard de l’IA.
DESCRIPTION DES MISSIONS
En tant qu’ Expert Records manager, vous accompagnez la Responsable d’unité sur la déclinaison des stratégie et gouvernance documentairesde l’EP.
Mission 1: Collecter les besoins d’archivage des métiers et réaliser les études de records managementassociées :
- Gérer et conduire les échanges avec les services en mode projet. Analyse et diagnostic des activités: identification des dossiers/documents, typologies, risques, environnement SI (pour les archives numériques), workflows documentaires, évaluation des besoins archivistiques
- Formaliser les délais opérationnels/légaux, articulation du cycle de vie à travers les socles documentaires (archives numériques, GED et SAE), évaluation des archives et détermination du sort final, méthodologie de sélection des archives définitives en coopération avec le Responsable des archives historiques
- Élaborer les référentiels de conservation et les livrables RM:, cadres de gestion documentaire (plans de classement, autres référentiels), diagnostics documentaires (workflows, logigrammes, synthèses, etc…) Mettre en œuvre les travaux de refonte des référentiels de conservation existants: regroupements par Domaines ou Directions, par vision documentaire transverse (identification des logiques d’acquisition), consolidation du sort final avec les archives historiques, mise en cohérence avec les archives physiques gérées dans Mnesys
Mission 2: Contribuer à la collecte des archives physiques des sites parisiens
- Appuyer l’archiviste en charge de la collecte des archives physiques afin d’assurer la qualité documentaire dans le SIA Mnesys (référentiels d’autorités, description des versements, tableaux de gestion), en coopération avec le Centre de Blois et les archives historiques…)
Mission 3: Gérer fonctionnellement le Système d’archivage électronique (SAE)
- S’assurer de la bonne adéquation des fonds mis en place dans le SAE au regard des besoins archivistiques: application de la DUA, métadonnées archivistiques,, pérenn...
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