Adjoint(e) chef(fe) du bureau de l'accueil et de l'information - h/f

Emploi(s) type/Code(s) :Expert/Experte métier de la relation et de service à l'usager (FPEUSA03)

Groupe RIFSEEP : 3

Le secrétariat général commun départemental des Yvelines (SGCD) se dote d’un bureau de l’accueil et de l’information, conçu comme un dispositif structurant et innovant au service de la relation usagers. Ce bureau a vocation à proposer une organisation modernisée de l’accueil et de l’information, en mobilisant l’ensemble des canaux de contact (accueil physique, téléphonique et dématérialisé), ds une logique de simplification des parcours usagers et d’amélioration continue de la qualité de service

À l’issue de la phase de préfiguration, prévue jusqu’au mois d’avril, le bureau entrera dans une phase opérationnelle fondée sur des modes de fonctionnement harmonisés et des pratiques modernisées

Le responsable du bureau animera une dynamique collective, encadrera les chefs de pôle et accompagnera les équipes dans l’appropriation de de nouveaux outils et méthodes de travail

Vos activités principales

- co-Anime et encadre une équipe de 23 agents répartis en deux pôles: «sollicitation des usagers» et «accueil et sécurité»

- co-assure le pilotage stratégique et opérationnel du bureau,

- a en charge la certification Qualit-ATE et service public+ sur l’ensemble du périmètre ATE des Yvelines.

- accompagne la modernisation des pratiques, en assurant la dématérialisation des sollicitations, l’harmonisation des processus et un circuit de l’information fiable, fluide et sécurisé dont il est le garant

Votre environnement professionnel

Activités du service : Le bureau assure la réception, l’orientation et l’information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle «sollicitation des usagers» assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels des usagers, ainsi que l’organisation, la conservation et la communication des archives. Le chef de ce pôle pilote et coordonne les activités, veille au suivi des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées aux usagers. Le pôle «accueil et sécurité» est chargé de l’accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l’organisation de l’accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il veille au respect des règles de sécurité et à la qualité de l’accueil. Il a en charge le point d’accueil numérique.

Composition et effectifs du service : 23 agents organisés en 2 pôles (2A: chef de bureau et adjoint; 2 B chefs de pôle et 17 C; et 2 agents de la direction des migrations et de l’intégration en hiérarchie fonctionnelle).

Liaisons hiérarchiques : directrice et directeur adjoint du SGCD, Cheffe du bureau de l’accueil et de l’information.

Liaisons fonctionnelles : Tous les services du périmètre administration territorial de l’État des Yvelines et les collectivités territoriales.