Assistant(e) de direction f/h

Description du poste

ACTIVITÉS

Missions générale

* Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions

* Gestion des agendas et organisation des réunions

* Prise de notes, comptes-rendus

* Saisie et mise en forme de documents

* Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)

* Tri et dispatching du courrier

* Classement

-Commandes de fournitures (logiciel NSI)

* Plan d’équipement

* Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne

* Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction

- Appui à l’organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles

* Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)

* Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

* Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l’assistante de la direction du GHU

Missions spécifiques

* Préparation des instances de site et des instances qualité : envoi de l’ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance

* Participation à l’organisation et au suivi des certifications de sites

Missions ponctuelles

* Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles en l’absence du binôme

Savoir-faire :

-Utiliser les outils bureautiques

-Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques

-Savoir accueillir les usagers

-S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés

-Organiser les plannings ; Préparer et organiser des réunions

-Travailler en équipe

-Organiser et prioriser les activités et définir un plan de classement

-Rédiger et assurer la transmission des informations en interne et en externe

-Réaliser la gestion administrative du courrier

Connaissances associées :

-Qualités rédactionnelles

-Gestions administratives

-Méthodes de classement et d'archivage

-Modalités d'accueil

-Techniques de prise de notes

-Utilisation d'outils collaboratifs


Profil recherché

Savoir-faire :

-Utiliser les outils bureautiques

-Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques

-Savoir accueillir les usagers

-S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés

-Organiser les plannings ; Préparer et organiser des réunions

-Travailler en équipe

-Organiser et prioriser les activités et définir un plan de classement

-Rédiger et assurer la transmission des informations en interne et en externe

-Réaliser la gestion administrative du courrier

Connaissances associées :

-Qualités rédactionnelles

-Gestions administratives

-Méthodes de classement et d'archivage

-Modalités d'accueil

-Techniques de prise de notes

-Utilisation d'outils collaboratifs