Sous-directeur-trice documentation, information, courrier, archives et relation aux usagers (h/f)

Sous-Directeur-trice Documentation, Information, Courrier, Archives et relation aux Usagers (H/F)

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La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité. Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire. Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l'accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien‑être au travail. Elle s'attache à développer une culture commune autour d'un projet d'administration porteur de valeurs managériales et d'engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif. Découvrez les offres d'emploi et venez nous rejoindre !


Missions

* Manager le collectif de la sous‑direction
* Piloter l'activité et l'organisation du travail de la sous‑direction
* Participer à la définition des axes stratégiques de la sous‑direction en cohérence avec le projet de direction et s'assurer de leur déclinaison opérationnelle
* Garantir la mise en œuvre des orientations de la collectivité et le respect de l'image de la Région Nouvelle‑Aquitaine


Activités principales

* Assurer la gestion des ressources humaines des services dans une optique constante de GPEEC et être force de proposition
* Porter les enjeux managériaux auprès des équipes de la sous‑direction
* Impulser et garantir un mode de management favorisant une organisation du travail efficace et répondant aux attentes en matière de qualité de vie au travail, dans un contexte multisites
* Assurer le management de proximité des équipes de la sous‑direction et animer le collectif
* Assurer la transversalité du fonctionnement des services entre eux et une cohésion de groupe de l'encadrement
* Définir et décliner les axes stratégiques de la sous‑direction
* Anticiper, organiser et suivre les moyens et les ressources allouées
* Piloter des projets et des opérations spécifiques
* Impulser une logique de transversalité au sein de la sous‑direction et de la collectivité (intra et inter‑poles)
* Apporter un appui à la hiérarchie dans l'aide à la décision, la mise en œuvre et l'évaluation des différentes thématiques d'intervention
* Prendre la responsabilité de la bonne exploitation et de l'orientation de l'ensemble des courriers et mails entrants et sortants des usagers de la collectivité
* Piloter la politique de circulation et de traitement de l'information et des documents dans une démarche "Relation Usager"
* Prendre en compte en temps réel, les besoins du Cabinet et de la Direction Générale dans l'analyse et le traitement des courriers sensibles, et la transmission d'informations afférentes
* Piloter la stratégie d'archivage de la collectivité en lien avec le service et les archives départementales, et notamment l'archivage électronique
* Piloter la stratégie relation aux usagers du SRU en lien avec le service et s'assurer de la transversalité avec les autres pôles et directions de la collectivité
* Participer à la stratégie de dématérialisation de la collectivité en lien avec les outils utilisés par les services du SG Ressources
* Veiller à la qualité et à la réactivité des réponses apportées aux interlocuteurs internes et externes
* Elaborer, gérer et suivre l'exécution des budgets et marchés correspondants en lien avec les chefs de service et la mission "pilotage budgétaire" du SG Ressources
* Participer à l'élaboration des marchés du Secrétariat Général et en suivre l'exécution
* Piloter la mise en place des délibérations nécessaires à la bonne réalisation des marchés et l'exécution des dépenses de la sous‑direction
* Produire des analyses d'activités en vue d'optimiser les process, impulser et décliner des procédures et des modes opératoires optimisés
* Assurer le pilotage et la production d'indicateurs et de tableaux de bord d'activité des services
* Participer à la fiabilisation des dispositifs, procédures et actions régionales
* Développer des liens opérants avec les secrétariats de la DGA du pôle ressources, du Président, du DGS et du directeur de cabinet
* Participer à la stratégie globale du Secrétariat Général du pôle ressources
* Participer à d'autres missions du service en fonction des besoins
* Maîtriser des techniques managériales (notamment en matière de conduite du changement et de gestion des conflits)
* Comprendre le fonctionnement de la collectivité territoriale et des réseaux d'acteurs
* Connaître la réglementation et l'environnement administratif, juridique et financier de l'État et des collectivités territoriales
* Connaître les politiques régionales/publiques dans les thématiques d'intervention
* Connaître les règles et orientations de la collectivité en matière de gestion administrative, budgétaire et financière
* Comprendre le cadre statutaire de la Fonction publique territoriale et de la politique RH de la collectivité
* Maîtriser les techniques et outils de pilotage et d'organisation de l'activité : tableaux de bord, indicateurs, outils de planification…
* Mettre en avant les principes d'amélioration continue
* Maîtriser les techniques et outils numériques
* Connaître le tissu partenarial et les réseaux d'acteurs publics et privés dans son champ d'intervention
* Connaître les règles de gestion administrative et budgétaire et de la commande publique


Savoir-faire

* Mobiliser des équipes autour des enjeux de la Collectivité et de son champ d'intervention, donner du sens et valoriser l'action des collaborateurs‑trices
* Manager des équipes de taille importante
* Piloter l'activité sur son domaine d'intervention
* Impulser et conduire des projets sur son domaine d'intervention, proposer des axes de développement
* Valoriser les projets portés par la sous‑direction au sein de la Collectivité
* Travailler en mode collaboratif et prendre en compte l'évolution des modalités de travail (télétravail…)
* Coordonner et animer des groupes de travail techniques et fonctionnels
* Favoriser une bonne qualité de vie au travail
* Être garant‑e du respect des principes de déontologie et du cadre administratif, financier et juridique
* Organiser et prioriser les activités des services
* Planifier les besoins budgétaires et humains et préparer les arbitrages budgétaires
* Assurer la mise en place d'indicateurs de pilotage et de suivi de l'activité
* Assurer une veille stratégique à partir des études, analyses, diagnostics disponibles concernant son domaine d'intervention
* Savoir communiquer, conseiller et négocier avec différents interlocuteurs (partenaires extérieurs, services et élus‑e‑s)
* Se positionner en tant que cadre représentant la collectivité


Savoir‑être

* Posture managériale : capacité de communication et d'écoute, empathie, diplomatie, réserve professionnelle
* Qualités d'expression orale et rédactionnelle
* Capacité à prendre des décisions, à alerter, à gérer des situations de risques et d'urgence
* Pragmatisme, sens de l'intérêt général et recherche de transversalité
* Rigueur
* Exemplarité
* Disponibilité
* Capacité d'innovation
* Être force de proposition
* Capacité à prendre du recul
* Sensibilité aux enjeux du développement durable
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