Chef / cheffe du bureau accueil standard courrier

GROUPE RIFSEEP : 2

Domaine fonctionnel : service aux usagers

Emplois-type :

-USA002A ‑ Chargé d’accueil et d’information

-LOG002A ‑ Gestionnaire logistique des moyens matériels et opérationnels

-ADM002A - Chargé de la coordination du courrier

Vos activités principales

Gestion des appels téléphonique et accueil physique sur les 3 sites des services de l’état (préfecture, DDT et DDETSPP) et sur différents cycles horaires. Soutien logistique. Soutien informatique.

Encadrement des agents du Bureau Accueil Standard Courrier (BASC) :

Pilotage et animation du bureau en lien avec le Chef de Service.
Planification des cycles de travail et des congés.
Entretiens professionnels annuels des agents du bureau.
S’assure de la réalisation des missions du bureau:

Standard

Gestion du standard mutualisé des services de l’état dans les Hautes-Alpes, les jours ouvrés, de 8h à 18h, depuis un des 3 sites suivants: Préfecture, DDT et DDETSPP.
Accueil téléphonique, renseignement des usagers et orientation des appels vers les services métiers.
Transfert du standard mutualisé vers celui de la Préfecture de région en heures non ouvrées (nuits, week-end et jours fériés).
Mise à jour de l’annuaire fédéré MUST (partagé avec la préfecture de région).
Mise à jour des annuaires téléphoniques.
Accueil

Réponse aux visiophones et ouverture des portes d’accès sur les différents sites.
Accueil physique du public durant les heures d’ouverture des services de l’état.
Accueil physique des participants aux réunions et des prestataires externes.
Orientation des usagers vers les guichets.
Pré-accueil des usagers en préfecture: apporter un premier niveau de réponse.
Prise de rendez-vous pour les usagers.
Tamponnage des documents administratifs déposés par les collectivités.
Soutien logistique et informatique

Gestion et mise à disposition des fournitures de bureau.
Mise à disposition de petits matériels audios, vidéos et informatiques.
Mise à disposition des pochettes «prise de véhicules» SGCD (DDT – DDETSPP).
Mise à disposition des badges du distributeur de boissons.
Gestion et remplacement des toners des copieurs.
Mise à jour du site intranet.
Courrier - Archivage

organisation des navettes courriers (courriers «départ» et «arrivée» entre la DGFIP et les services sous convention: Préfecture, 2 DDI, ARS
Assure l’enregistrement et le suivi des réclamations et demandes d'informations reçues par courriel (démarche QUALIPREF)
Tri, enregistrements et mise à disposition du courrier arrivé.
Préparation du courrier départpour la navette journalière courrier logistique.