La Maison d'Accueil Pierre Guicheney, établissement médico-social accueillant un EHPAD et un foyer de vie, recherche un secrétaire administratif / secrétaire administrative à 80% (mercredi libre).
1) Mission d'accueil
- Accueil physique et téléphonique,
- Assurer une bonne gestion des appels téléphoniques,
- Répondre aux demandes d'informations
- Participer à l'accueil du résident,
- Informer le résident et/ou sa famille sur l'Aide Personnalisée à l'Autonomie et orienter vers les mairies pour les aides sociales,
- Orienter le correspondant ou le visiteur vers le bon interlocuteur,
- Commander les fournitures de bureau et être responsable économiquement de ce budget.
2) Mission de secrétariat
- Rédiger et mettre en forme des courriers et comptes rendus,
- Rédiger, imprimer et afficher les menus,
- Compléter le Familéo,
- Imprimer la gazette des résidents du Familéo,
- Contribuer à la gestion des documents entrants et sortants :
- Ouvrir et distribuer le courrier reçu papier et courriel,
- Gérer les courriers sortant (mise sous plie, timbres aller à la poste quand cela est nécessaire),
- Distribuer le courrier aux résidents dans les étages
- Réaliser et suivre le tableau de bord et de statistiques nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité,
- Identifier, planifier et suivre les opérations et tâches pour la réalisation d'un évènement ou la gestion d'un dossier (CVS, commission des menus, etc.),
- Classer et mettre à jour les informations relatives aux résidents : constitution des dossiers Aide Personnalisée à l'Autonomie, aide à la constitution du dossier allocation logement, coordonnées familiales, liste des noms des résidents,
- Donner les documents à l'admission : contrat de séjour, livret d'accueil, règlement de fonctionnement, etc..
3) Mission de comptabilité
- Enregistrer les écritures comptables (factures, chèques),
- Tenir le cahier de caisse et remplir le document de remise de chèques,
- Suivre les factures d'alimentation du devis ou bon de commande au paiement du fournisseur. Effectuer les virements correspondant,
- Effectuer les demandes de prise en charge et de remboursement OPCO,
- Facturation mensuelle et trimestrielle des résidents,
- Prélèvements des résidents,
- Relation avec les notaires dans le cadre des successions,
- Archivage.
4) Mission transversale
- Recevoir et filtrer les communications téléphoniques,
- Effectuer des tâches à la demande
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